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工作流节点-填写节点


节点功能: 在业务流程中,如果需要某个成员提供一些信息来推进流程的执行,可以通过填写节点通知其填写,待填写完成后继续执行后面的流程节点。在其填写内容时,支持字段的权限设置(隐藏,选填,必填,只读),还支持设定限时处理,到时未处理可以自动提交或催办提醒,

场景配置示例:

当有新的反馈提交后,通知客服专员分配技术负责人跟进排查。

首先创建一个工作表事件触发的工作流,且是新增时触发,然后添加填写节点。

基础能力

1.设置节点名称

请根据当前节点的功能正确命名,填写通知的消息中会显示这里的名称。如下图:

2.选择填写对象

我们选择的触发节点代表的记录,即触发流程的那个新工单。

3.选择填写人

可以从通讯录中选择固定的人,也可以选择部门、职位或应用下的角色。

如果部门、职位或应用下的角色人员有多个,则会通知所有人填写,在填写时以第一个人填写为准,其他人不能再操作。

4.设定填写人的可见、可编辑字段

工单让客服预判处理,需要他必须指定一个人继续跟进,因此我们将跟进人字段设置为必填,其他字段可根据需要设置为隐藏、只读、可填写和必填。

这里要填写的字段是前面【填写对象】中选择的那条记录的字段。按照表单本身的真实顺序方式排序,并默认全部为只读状态。

  • 新增字段默认可查看

    如果勾选此项配置,则之后工作表新增的字段都会被自动勾选“查看”选项;

    如果不勾选,则之后工作表的新增字段默认不能查看。如新增的字段需要查看,则需重新配置可见字段。

5.设置摘要字段

这里设定的摘要字段,在我的流程中的待处理列表中会显示,便于快速预览。

效果:

填写效果

如下图,为填写人的操作演示。

  • 通过工作流消息进入

特别提醒

1、填写人必须通过消息通知或者待办流程中打开记录进行编辑并【点击提交】才算完成了填写,不然此流程此节点一直是进行中,不会继续执行后面的节点。 直接进入工作表打开记录进行填写是没有效果的,填写节点依然需要等待填写。

2、填写人不受此应用角色的权限限制,填写节点额外赋予了填写人对于记录的查看、编辑权限。例如,填写人无法直接进入工作表看到表的记录,但是通过工作流的填写(审批节点也一样)可以赋予他查看和编辑的权限。但是要编辑记录必须通过填写流程才能编辑。

更多功能

6、自定义按钮名称

名称默认是提交两个字,您可以根据实际业务场景修改名称。

7、填写说明

通过设置填写说明内容,可以告知填写时的注意事项。

效果:

8、填写人转交和暂存

暂存 勾选后,填写人在操作时可以先编辑字段内容并保存,但可不确定提交,流程不继续向下执行。

转交 勾选后,填写人在操作时可以委托他人填写,自己不再操作。默认支持转交给所有人,添加候选人后,仅支持从后续人中选择转交。

按钮位置:

9、登录密码验证

开启后,必填输入密码验证才能提交。

10、开启限时处理

可以给当前节点的填写人设置一个时长,在这个时长内提交都于正常操作,超过这个时长就是超时处理,超时前可以设定1次或多次的提醒,也可以设定超时一段时间后自动提交。

1) 设置截止时刻

晚于截止时刻还未填写,会显示为超时,截止时刻的时间有两种设置方式:

  • 自定义时间

    从通知填写开始,XXX(天、小时、分钟)后算超时。如下图,表示当前填写人的正常处理时间是8小时,超过8小时就算超时。

  • 基于某个日期字段

    可以基于某个日期字段,也可以设定固定的时间。如下图,是基于工作表中一个设定的截止时间字段。

    如果选择的日期字段,则需要手动设置时间部分。

    2) 设置提醒方式和提醒内容

    在截止时间前后,可以自动提醒填写人尽快处理,除了填写人,还可以添加其他人督办审批,如填写人的上司。

    如下图:在截止时间前2个小时,提醒填写人和他的上司。

    勾选重复提醒后,将在第一次提醒后,每隔一段时间就提醒一次(超过截止之间,也会重复提醒,最多提醒10次)

    如果您需要超时前,超时后都通知催办,可以设置多组提醒。如下图,超时前2小时和超时后1小时都会发催办提醒。

    3) 超时处理

    如果填写还未完成,可以设置处理方式。有3种方式:自动提交、流程中止、什么也不做继续等待

11、填写人为空时如何处理

此功能和审批人为空时的功能逻辑相同,点此参考

12、启用邮件通知

启用后,待办消息同时会以邮件的形式发送给填写人。在邮件中可以点击链接登录处理。

邮件0.03元/封,自动从账务中心扣费

13、数据更新

在流程开始执行填写节点时和填写人完成填写离开填写节点时,可以自动修改记录的字段内容。如下图。

  • 节点开始时更新

    在进入填写节点时,将工单的状态自动改为“客服确认中”,

  • 填写后更新

    在完成填写后,将工单的状态自动改为“研发处理中”。

在发起审批流程中,由于不能使用更新记录节点,在审批流程中如果有填写节点,可以使用此功能更新记录内容。

14、设置的填写人和实际执行人有什么不同

在填写节点的后续节点,可能使用到填写人,会让您选择设置的填写人还是实际执行人。

  • 一般情况下,填写人和执行人是同一个人,但是当填写人转交给别人填写,那么接手的那个人就是实际执行人。

  • 如果填写节点选择的填写人是一个职位,这个职位有多个人,这时“填写人”是多个人,而实际执行人是第一个操作的那个人。


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