外部门户

概述

企业运营过程中,有些业务环节除了内部员工间的协作，常常需要和外部用户进行上下游协作，比如：

供应商、招投标管理
客户工单管理
会员信息管理
厂区和送货司机管理

这些管理和协作的外部用户，往往只是单一的场景需要他们参与，而且参与人数众多或临时参与。如果要求对方下载APP注册和协作，推行过程中会很大的困扰。

针对这种业务场景，我们推出了应用的外部门户功能，外部门户支持用户快速注册登录，只可操作当前应用，其他功能模块都不可见，极大的方便了外部用户的管理和使用。

外部门户的特点：

1、注册登录简单快速
- 支持通过手机/邮箱验证码快速注册
- 支持验证码、密码、微信扫码登录
2、界面简洁

只可见当前应用，其他模块不可见，例如协作、消息、通讯录统统隐藏，界面简单不容易操作错误。
3、价格低廉

1个外部用户，1年最低5毛钱。

一、外部门户的配置和使用

示范场景

外部门户的可配置模块主要包括用户注册和登录方式、用户注册登录界面设置、用户邀请、审核与管理、角色权限、统计。

我们通过《客服工单》应用来演示外部门户的使用，需要实现的功能：

1、用户快速注册登录
2、可以提交工单
3、可以修改工单内容
4、有新的变更通知给用户

1、启用外部门户功能

进入《客服工单》应用的用户模块，点击右上角启用外部门户界面。

启用后的界面：

如何关闭外部门户

后面如需暂时关闭外部门户，可通过门户设置中关闭，关闭后外部用户不能再访问。

2、自定义门户的访问域名

外部门户的默认访问链接为域名+应用ID，可将应用ID部分替换为自定义内容。

仅支持自定义链接后缀，前面的域名不支持修改
只能输入数字、字母、中划线
不能以中划线开头或结束
至少包含4位字母或数字
不能重复，如果被别人占用会有提示
设置自定义链接后，默认链接依然可用

3、注册、登录的入口链接和二维码

启用后，即可看到外部门户的注册和登录的链接/二维码。

注册和登录是同一个入口，第一次登录即注册。

4、设计注册登录页面

先把注册登录页面做好看，再让用户注册使用。依次进入门户设置 > 自定义登录界面配置页面相关元素。

可以配置页面的名称、LOGO、布局、背景图或背景色。

保存后，可以手机扫码或用浏览器测试。

手机端：

PC 浏览器：

提示

左右结构只在PC Web端有效，手机移动端始终是居中结构。

5、设置门户名称

一个应用可能只开放一部分工作表给外部用户使用，应用名称可能不再适合对外部用户显示。

例如，应用《客服工单》，其中开放一个用户反馈表给外部用户使用，外部用户登录进入应用后，不适合显示为“工单管理”，显示“用户反馈”更加贴切。

因此，可以单独设置门户名称，显示为应用名称。

内部成员看到的效果：

外部用户登录看到的效果：

6、注册和登录方式设置

注册账号： 支持手机号和邮箱注册，作为登录账户名登录
登录时： 支持验证码、密码和微信扫码三种方式登录。

1）验证码

每次登录都通过验证码校验身份来登录，第一次登录发现还未注册，就是以输入的手机号或邮箱自动创建对应的账户并登录。

使用验证码时，必须完成签名设置

2）密码登录

完成注册后，进入个人中心，可以设置登录密码。参考

3）微信扫码登录

如果组织后台绑定了微信服务号，用户通过微信扫码并授权后就可以直接登录应用了。同时支持PC端扫码登录。

微信扫码授权、登录效果：

扫码登录需要是否要先关注微信服务号

启用后，如果需要授权微信扫码登录，用户必须先关注服务才可以。

第一次扫码时会跳转到关注服务号界面引导关注。

4）启用用户协议和隐私条款

因各门户的具体业务不同收集的用户信息不同，请您务必根据公司实际业务重新上传符合规定的协议内容。

点击用户协议和隐私政策，可以编写相关内容。

用户在注册或登录时可以看到协议和条款。

5）登录两步验证

开启后，外部用户通过账号密码或微信扫码登录后，需要额外进行验证码验证，验证通过后才能成功登录

6）允许注册的开始/停止时间

可以设置一个时间段，只有这个时间段内才可以注册。

7）7天免登录

外部用户登录后，7天内登录不用再输入账号密码，默认为启用状态。

关闭“7天免登录”后，外部门户登录页面不展示7天免登勾选框，同时外部用户每次登录都需要密码或者验证码。

当开启状态变为关闭后，之前已设置免登的用户继续7天内免登陆，新登录的用户每天都需要密码或验证码登录。

8）绑定手机号或者邮箱

勾选“绑定手机号或者邮箱”后，用户必须绑定全部手机号和邮箱后才能进去使用。

如下图，用户使用手机号注册，在登录后需继续绑定邮箱才能继续使用。

7、自定义访问链接

通过配置注册方式、登录方式、角色可生成多个链接，实现外部用户个性化登录。

例如，中国的客户习惯用手机号注册，用密码和微信扫码的方式登录，国外用户习惯用邮箱+密码的方式注册和登录。

可以为国内或国外两类用户创建两个不同的登录/注册链接。在链接可以配置注册和登录方式，已经注册后加入的默认角色。

自定义链接中配置的注册/登录方式，要在门户设置>基础设置下的登录方式和注册方式中勾选。

8、设置访问应用的身份类别

由于二维码和链接的传播性比较广，因此根据业务需要，对于访问应用的人可能需要一定的审核限制、确认身份的人才能访问应用。

支持三种身份：任何人、通过审核的人、定向邀请的人

任何人： 指的是任何人获取到链接都可以登录注册后访问
通过审核的用户： 开启审核机制，审核通过才可以访问应用。

注册完成后会提醒用户需审核，审核完成后短信通知对方。
仅定向邀请的用户： 向指定手机号发送邀请，可以逐个邀请，也可以导入批量邀请。

9、允许外部用户参与记录讨论

不允许讨论

外部用户查看记录时，没有消息评论的入口的。
允许讨论 - 可见全部讨论

组织内人员和外部用户公用一个讨论，讨论的信息流放在一起。

外部用户在PC浏览器看到的效果
允许讨论 - 不可见内部讨论

分为内部和外部两个讨论区，外部用户不可见内部讨论区。发在内部讨论区的讨论，外部用户看不到。

内部用户看到的讨论区

内部用户始终可以看到所有讨论。

外部用户看到的讨论区

外部用户手机端界面效果

注意事项

如果工作表的快捷开关中关闭了记录讨论，这里也不能讨论。
第1次将可见全部讨论切换为不可见内容讨论，会将历史所有的讨论归放在内部讨论区，外部用户不可见，即使是自己发表的。

有新的讨论内容，如何通知外部用户

当有@或直接回复外部用户的内容时，因为外部用户没有APP，不能直接收到消息。需要通过微信、短信或邮件自动向对方发送通知消息，然后再进入应用交互。

1）如何开启新讨论通知

在基本设置 > 通知设置下，开启 [有讨论消息时（被提到、被回复）通知外部用户]

通知的原理是通过工作流的能力来实现，开启后会有一个系统工作流等待配置，点击编辑工作流开始配置。

2）配置发送通知消息工作流

触发节点不用配置，只要有新的讨论有@外部用户，或回复的外部用户，就会触发流程。

然后根据需要的通知渠道，添加对应的通知节点

3）配置完成后发布流程

配置完成后，点击发布，正式启用通知流程。

然后在此应用下打开一条记录的讨论，@一个外部用户进行测试。

10、新用户注册通知设置

新用户注册、激活时是否通知管理员

开启后，新注册的用户会以站内系统消息的方式通知到管理员。
外部用户审核结果是否短信通知注册人

审核通过或拒绝的结果是否以短信的方式通知注册的外部用户。

11、是否收集注册用户信息

如果用户注册时需要收集必要信息，例如真实姓名、邮箱、公司、职位等信息。那么在用户第一次注册登录后，会进一步要求其填写信息才能完成用户的注册。

进入“信息收集”菜单，进行配置：

勾选【收集】，则在页面中显示此字段。
第一个是姓名（文本），不能修改和删除，默认不收集，如果收集则必填。
- 如果您的应用需要真实姓名，建议勾选收集姓名字段。
如需收集更多信息，添加合适的字段即可，其他字段支持排序和删除。
这些信息跟着应用走，不同的应用展示的内容可能是不同的。
如果注册时未填写收集信息关闭了页面，则用户是未激活状态。如果开启了审核，那么再次登录并填写了收集信息后才进入待审核状态。

注册登录后，需要用户进一步填写字段的效果：

作为权限标签的扩展信息字段

将用户列表信息一个关联字段作为权限标签，可以实现用户的权限扩展。参考

12、消息设置

用户登录验证码、设置密码验证码、邀请用户注册、用户的审核结果（通过/拒绝）会以短信/邮件的方式通知对方。

通知内容主要包括两部分：短信签名和内容。

1)短信通知

签名

短信签名在短信开头部分，每一条短信都会自动加上签名。签名不能超过20个字，且需要完成组织的实名认证才能修改签名，新的签名必须完成实名登记。

签名可以是已经完成实名登记的签名，也可以使用平台的签名【明道云】和短信供应商的签名【吉信通】。

短信通知内容

短信发送场景：

外部用户注册、登录时的验证码短信

内容不能自定义，内容格式为： 【选择的签名】您的登录验证码为：2185，请勿泄露或转发他人
邀请外部用户注册的短信

短信内容可自定义
外部用户审核结果（通过/拒绝）的通知短信

短信内容可自定义

短信拦截风险

如签名没有实名登记，验证码短信基本被拦截，在实名登记通过前，建议选择【吉信通】签名
三大运营商自7月10日开始将对含有链接的短信进行拦截，非验证码短信（邀请和结果通知短信）内容建议避免链接，如果必须要链接，签名建议选择【明道云】，因为外部门户的域名和明道云的签名同属一家公司，使用吉信通或自定义签名将更大概率的被拦截。
如果短信中需要链接，可以自定义链接后缀，然后将自定义链接复制到通知内容中，减少短信积字数。