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工作流節點--獲取鏈接


節點功能: 通過此節點獲取到記錄的對外鏈接,不用登錄就能打開記錄詳情,可以僅查看指定字段的內容,也可以直接修改指定字段的內容。

常見場景

1、《工資錶》中管理著所有員工的工資信息,在發薪日HR發放工資後,可以將每個員工對應的記錄的鏈接發給員工,員工點擊鏈接即可查看當月工資的所有明細,但不能做任何修改,取代瞭紙質工資條。

2、《客服工單》中管理著客戶反饋的問題,當客戶的問題處理完畢後,可以將此工單的記錄鏈接以短信的方式發送給客戶,客戶打開鏈接即可查看服務內容,也可對“評價字段” 進行填寫,實現工單的評分功能。

使用介紹

我們以場景2為例進行演示,下圖是一個簡單的工單記錄 ,橫綫上的部分是內部處理的字段內容,橫綫下方的字段內容是外部人員填寫的內容。

當工單狀態 標記為 【已解決】時,就將此工單發送給客戶(記錄中登記有客戶的郵箱地址和手機號),由客戶填寫記錄內容。

開始配置流程

1、配置觸發節點

新建一個工作錶事件觸發流程,觸發字段選擇工單狀態(僅修改工單狀態時纔能觸發),且觸發條件修改為已解決纔能觸發。

2、添加並配置獲取鏈接節點 

A 獲取鏈接對象

選擇你要獲得哪條記錄的鏈接,本示例選擇的觸發流程的那條記錄,所以選擇觸發節點。

B 獲取方式

  • 分享鏈接 ,僅可查看記錄的內容,且鏈接不會失效可以重復打開查看,除非記錄被刪除。
  • 填寫鏈接,通過此鏈接可以修改記錄中的字段內容,同時下方的字段可以選擇可填寫的字段和必填的字段

C 鏈接名稱 

將鏈接通過郵件發送,如果名稱為空,收到的郵件中會顯示為URL鏈接,如果填寫瞭鏈接名稱,郵件中會顯示名稱,點擊名稱跳轉到對應的URL鏈接地址。鏈接可以是固定名稱,也可以選擇字段內容。

此功能僅在郵件中有效,短信和站內係統通知中直接顯示鏈接,若寫入到字段中也是鏈接。

D 密碼

設置打開鏈接時的密碼,為空錶示不需要密碼。

  • 密碼必須由字母+數字組成,且不能少於4位。

  • 密碼支持有效期設置,如固定時長,記鏈接獲取後XX天內打開有效。也支持設置為某某日期內有效。

效果:打開鏈接時會提示輸入密碼

E 設置鏈接有效期

  • 設置有效期後,超過有效期鏈接將失效,不能打開記錄

  • 指定時長 可以設置一個固定時長的有效期,如1天後失效,1小時後失效

  • 指定的日期時間 可以基於一個日期字段,晚於這個日期將失效

F 提交後允許查詢/修改

  • 僅填寫鏈接可選擇此項。

  • 勾選此項後,當填寫人提交後,再通過鏈接打開記錄時可以選擇隻允許查看,還是可以繼續修改。

  • 當選擇允許修改後,可以選擇時始終可打開並修改,還是提交後,一段時間段纔可以修改。

G 設置字段

即打開鏈接後,需要配置查看人哪些字段可見,哪些字段可填寫,哪些字段必須填寫。

如果是分享鏈接,即隻能查看字段,不能編輯字段,如下圖配置。

如果是填寫鏈接,則需要配置三種權限:查看,編輯,必填

 根據場景需要,我們隻允許對方查看所有的字段,但是可以編輯 評分和意見反饋兩個字段,其中,“評分”必填,“意見反饋”為選填。

  • 新增字段默認可查看

    如果勾選此項配置,則之後工作錶新增的字段都會被自動勾選“查看”選項;

    如果不勾選,則之後工作錶的新增字段默認不能查看。如新增的字段需要查看,則需重新配置可見字段。

設置按鈕名稱

填寫完成並提交時,按鈕的默認名稱為提交,您可以根據自己的業務場景進行調整。如下效果:

3、使用填寫節點的值

例如,我們以郵件、短信、HAP的站內通知方式將鏈接發送給對方,這三個節點都可以使用。

例如,我們要郵件發送給客戶,則添加一個發送郵件的節點。在正文中選擇填寫節點的值即可。

TIPS

測試時每個功能效果時,可以先把鏈接通過發送通知節點發給自己,點擊鏈接快速體驗。


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