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公开表单

将工作表公开发布后，非内部应用成员通过公开的链接或扫码，不用登录就能提交数据，在微信内容提交时可以读取微信身份，提交后根据身份可以修改数据。

常用场景​

  • 1、公开收集报名信息、问卷调查、客户满意度。

  • 2、将工单表公开后，客户通过链接就能提交工单。

基础配置​

场景实现​

做一个会议报名登记表，然后公开数据填报链接或二维码，外部人员可提交数据。

1、公开入口​

工作表设计完成后，在页面上方依次点击"扩展功能">“公开表单”，然后开启公开表单的状态。

2、设置公开页面的样式​

  • 1处：选择主题背景

  • 2处：上传公司LOGO

  • 3处：设置公开后表单的名称

    默认为表名称、点击可修改，修改后，如果工作表改了名称，这里不再同步。

  • 4处：编辑表单的填写说明

  • 5处：修改提交表单时按钮名称

    默认显示为“提交”，可以改为“保存”等

设置完成后，点击右上角的预览按钮可查看效果。

3、选择需要收集的字段​

  • 并非所有字段都需要公开收集，只需把需要的字段添加到公开页中

  • 通过拖拽可以调整字段位置，这里的位置和表单设计的位置不同步

  • 点击重置按钮，将字段恢复为原始状态，已有的隐藏字段和排序设置将清除

  • 有些字段始终不能对外显示，例如成员、部门、组织角色等系统字段

  • 通过公开表单上传文件，单个文件最大支持64M

4、获取公开链接和二维码​

配置好以后，就可以获取公开的链接与二维码发给相关人填报数据了。

5、关闭/重置链接功能​

  • 关闭公开表单后，将无法通过链接/二维码提交数据

  • 重新生成链接后，之前的链接将失效

收集数据时的相关限制​

在收集数据时，可进行一些必要的限制，如可填写时段、填写数次、收集数量、是否需要密码、收集的人群等

6、填写人群​

  • 所有人 不限制、不登陆即可填写

  • 平台用户 只有注册了HAP的用户才能填写

  • 本组织用户 不仅需要注册HAP，还需加入当前组织的用户才能填写

选择平台用户和本组织用户时，打开链接时需要登录。

7、可提交时间​

有两种方式可限制在指定时间内才可提交数据

  • 链接的开始/停止时间

    • 可以设置一个时间段，只有在这个时间段内容才可正常提交数据。

    • 早于或晚于此时间段时，不可提交，且页面中会有相应提示。

    • 勾选[显示倒计时]后，页面中的截止时间显示为：【将于3天2时17秒后结束收集】， 不勾选时，显示为【将于2023-08-10 20:00截止】

  • 设置填写时段

    可以按月份、日、周几、时分等范围指定可填写的时段

两种方式可一起使用进行控制

页面提示效果：

8、限制收集数量上限​

设置一个上限数量，当数据量达到设置的上限时，该表单将停止数据收集。

此数量是指公开收集的数量，不包含在应用内创建记录的数量。

提交页面中也会有提示：

管理员在配置页面可查看收集情况

9、限制填写次数​

默认不限制每个人提交的次数。支持设置每天、每周、每月、每年的填写次数。

如果公开表单是"所有人"可填写且不收集用户微信信息时，那么只能根据用户设备的缓存来识别限制，如果填写人是平台登录用户或收集了微信信息，可根据填写者身份限制。

10、凭密码填写​

默认随机生成一个四位数的密码，可自定义。

设置密码后，打开链接时需要先输入密码再显示填写页面。

11、提交验证​

为了防止恶意刷数据，可以开启提交前的验证，有两种：

  • 手机号短信验证

    如果填写了手机号，则需要发送短信验证码来验证手机号有效性，验证码正确填写后才能正式提交。

    每条验证短信5分钱，直接从账务中心扣除，组织账户余额不足则不发短信。短信验证码的签名默认为HAP，可修改为自己组织的名称。（国际号码的签名始终为HAP）

  • 提交前进行图形验证

    提交时会通过拼图的方式验证，完成拼图后才正式提交

提醒

  • 如果两个都开启，则先完成手机号验证，再完成拼图验证。

  • 即使开启了手机号验证，如果没有填写手机号，则不进行验证。

缓存填写的数据​

  • 缓存未提交的数据

    打开链接后，编辑了一些字段内容，未提交离开了页面，如果开启了缓存，下次再打开链接时就会自动填充填过的数据了。

    此功能是浏览器功能，清空浏览器缓存后缓存数据也将清除。

  • 缓存上次提交的数据

    如果需要多次填写数据，且很多内容相同，则可以启用缓存上次提交的数据，这样每次打开后，之前提交的数据就会自动填充，只需修改部分内容即可提交。支持仅缓存指定字段的内容。

    此功能是浏览器功能，清空浏览器缓存后缓存数据也将清除。

微信填写​

在微信中填写，可以获取到微信的OpenID、微信昵称和微信头像。

收集填写者微信信息​

  • 收集渠道

    要收集填写者的微信信息，需要通过一个微信服务号，可以使用HAP的服务号，也可以选择您组织后台中绑定的服务号。

  • 获取填写信息

    有两种获取信息的方式静默获取，无需手动授权和授权获取,需手动授权。

    • 静默获取时，仅可获取微信用户的Openid

    • 授权获取时，可以获取到微信用户的Openid、昵称、头像

    • 选择存储微信信息的字段，在填写页面不显示此字段

      如将昵称存储到姓名字段，在填写页面，姓名字段不再显示。

如果使用贵司绑定的服务号，则只能静默获取到微信用户的OpenId。

下图是需要手动授权时的操作效果：

只允许在微信中填写​

若开启了此功能，只能在微信中打开此链接，用其他APP打开链接时会无法填写，并会给予提示。

功能增强​

当启用"收集填写者微信信息"，或填写范围为"平台/本组织用户"时，可以识别到当前填写者的身份，就可以获取到其上次提交的内容。获取后，可以自动填充到填写页面，方便填写，也可以允许其查看或修改上次填写的内容。

  • 获取填写者上次提交内容，并自动填充

    支持自动填充到指定的字段中

  • 提交后允许查看/修改

用户填写后的回执提醒​

这里可以放置提交成功的文字，也可以放置提交后需要做的内容。内容支持富文本格式。

效果

提交人的来源参数和设备信息​

扩展参数​

为链接地址添加扩展值，并将扩展值记录到工作表字段（文本字段）中。

如上图：

将本公开表单会发布在 baidu,toutiao、weixin 三个渠道中，那么就生成三个对应的专属链接，且数据的三个来源（baidu、toutiao、weixin）写入到 【来源】字段中。

输入weibo，点击【生成地址】，又生成一个weibo中的专属地址/二维码。

提交后效果如下：

被选择为记录扩展值的字段，则不会在填报页面中显示。

自动拼接链接​

来源参数的链接手动拼接或自动拼接的参数也可生效，不是必须点击【生成地址】按钮后生成的链接才有效。

例如，生成 baidu、toutiao、weixin的链接，【来源字段】存储这个参数。

点击生成的链接分别是(下面链接不能点击，只做格式样例说明)：

通过这三个链接我们发现，只有source=后面的内容不一样，且是我们的参数值，因此我们直接将链接【source=】后面改为weibo即可。如下：

https://www.xxx.com/form/66cxxxxxxxxxxxx846c?source=weibo

通过此链接也可以正常获取，只不过二维码就无法自动获取了。

同样，通过工作流进行自动拼接，参数值选择一个动态字段(记录ID、手机号等)，也可以自动生成一个可用可追溯的公开链接。

获取扩展参数​

未提交记录时，其他字段可以通过自定义函数获取到链接中的扩展值。详情参考

提交人的设备信息​

将用户填写表单时的IP地址、浏览器、填写设备、操作系统存储到工作表字段中（文本类型字段）。 如果表单中没有合适的字段，可以直接点击【+新建文本字段】直接创建新字段。

提交者提交数据后，会将获取到的设备信息自动写入到选择的字段中。

被选择为记录设备信息的字段，则不会在填报页面中显示。

嵌入HTML​

此操作需要开发参与。可以将公开表单的页面直接嵌入到其他系统。

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