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角色的几种分类和配置步骤

一、应用角色的分类​

在应用中，有系统角色和自定义的普通角色。系统角色可以进行应用结构、数据、用户的管理，自定义的角色只能对权限内的数据进行操作。

管理员​

可以管理应用所有的配置和数据。除了不能删除整个应用和锁定应用外（这两个仅拥有者可操作），可以任意修改应用。

  • 应用拥有者

    在应用管理员中,还有一个“应用拥有者”的身份，默认是应用的创建人，可以移交给其他人，每个应用只有一个应用拥有者。只有应用拥有者才能删除整个应用，和锁定应用，其他权限和应用管理员一样。

应用管理员权限是固定的，不能更改权限，此角色也不能被删除。

运营者​

偏向于数据和用户的管理，不可配置应用，主要权限包含：

  • 1、管理普通角色的角色负责人

  • 2、管理所有普通角色下的成员

  • 3、数据权限：可查看、编辑、删除所有记录

注：运营者不可复制、删除、导出应用，不可管理系统角色下的用户。运营者的权限不能编辑，只能调整角色下的成员。

开发者​

偏向于应用配置的管理，主要包含：

  • 1、可配置应用导航/分组、工作流、工作表、自定义页面、用户角色新增/编辑/删除（包含外部门户角色）、外部门户设置（ 包含外部门户域名配置）

  • 2、工作表跨应用关联，被关联的工作表所属应用必须是应用“开发者”或“管理员”

  • 3、数据权限：可查看加入的，只能编辑、删除自己拥有的记录

注：开发者不可复制、删除、导出应用。开发者的权限不能编辑，只能调整角色下的成员。

如果一个人同时具有运营者和开发者的角色，那么除了不能复制应用、导出应用外，和管理员角色的权限相同，具体权限明细可参考本文最后一节

自定义角色​

管理员/开发者可以创建新的角色，如根据岗位创建销售、财务等角色。 自定义角色的成员和权限可以自定义，随时调整。

角色负责人​

角色负责人是“普通角色”下角色成员的一种成员类型，被设为角色负责人的成员，可以对角色下的成员进行增、减，同时可以将其他成员为角色负责人。

  • 自定义角色

    应用管理员可以创建新的角色并自定义其权限。新创建的应用系统预置两个自定义角色：成员和只读。管理员可以重新配置这些权限，修改角色定义，还可以新增更多的角色。

二、创建/修改角色​

1、创建角色​

1)点击1处的创建角色按钮后，可以设置角色的名称和描述，然后配置角色的权限。

2)点击底部的保存按钮完成配置，或者点击删除按钮取消创建新角色。

用户看到的角色描述位置：

2、编辑角色​

点击目标角色后，即可对其编辑修改，如修改名称、描述和权限配置。

有任何调整后，即可点击下方的保存按钮，点击取消则撤销修改。

三、为角色配置权限​

角色权限的配置，有两种模式

  • 分发所有应用项

    即所有页面、表、视图都可见，所有的表的权限配置都一致。

  • 分发有选择的应用项

    可以指定部分内容（页面、工作表、视图、字段）的查看、编辑权限。可以实现更精细的权限配置，不同表、视图、记录有不同的操作权限。

模式1、分发所有应用项（简单模式）​

这是简单快捷的配置方式，应用下所有的自定义页面、工作表和视图都可见，不做单独配置，统一按一种方式控制权限，且不能对字段权限进行控制。比较适合使用人数少、角色少的应用。

查看、编辑和删除权限​

有4种配置方式：

  • 1) 可查看、编辑、删除所有记录

    • 查看记录 应用下所有表的所有记录数据都可以查看、编辑和删除，权限相对较大。

    • 除了不能配置应用外，可以管理应用下的所有数据。

  • 2) 可查看所有记录，但只能编辑、删除自己拥有的记录

    • 查看记录 所有记录内容都可以看,即视图下的数据都能看到。

    • 编辑、删除记录 只有自己拥有的记录才可以编辑删除，相对第1种，可编辑删除的记录范围缩小了一点。

    如果您不明白哪些是自己可拥有的记录，请参考记录的三种身份介绍

  • 3) 可查看加入的，只能编辑、删除自己拥有的记录

    • 查看记录 只有自己加入的记录才能看到。视图下的数据不一定显示全部，只有自己加入的记录才会显示看到。 相对于第2种，进一步缩小了可查看的记录范围。

    • 编辑、删除记录 只有自己拥有的记录才可以编辑删除。

  • 4) 对所有记录只有查看权限

    所有页面、表、视图、记录都可见，但是都不能编辑和删除。

对于第2和3种方式，都可以包含下属拥有的记录。如果勾选了，下属拥有的记录也可以进行编辑和删除。这里的下属是指汇报关系的下属。

分享打印等其他操作权限​

除了查看、编辑和删除权限外，还可以进一步配置其他常见操作权限。如：新增、导入、导出、打印等操作。

模式2、分发有选择的应用项（高级）​

相比于简易模式方式单调统一，高级模式更灵活、更精细，可以通过4个层级范围来自定义不同表、不同视图下的操作权限。

第1层级）配置可见的页面​

即可见哪些工作表、视图、自定义页面。 想要操作数据，数据所在的页面（视图、自定义页面）必须可见。

  • 1）配置可见的工作表/自定义页面

    工作表可见: 我们知道，用户是通过视图来管理表数据的，因此可见一张表，至少要可见一个视图。根据实际场景，确定一个可见视图，只要有一个视图可见，那么这个表就能看到了。

    自定义页面可见: 自定义页面只有查看权限，勾选即可。无编辑、删除和新增权限配置。

  • 2）配置可见的视图

    选择角色需要查看的视图，勾选即可。不勾选的视图用户在查看不会显示。

在导航中隐藏（隐藏项）​

有些工作表/自定义页面 有权限查看、编辑或新增，但一般都是通过关联的数据进行操作，例如订单关联了订单明细，一般都是先通过查看某个订单再才查看对应的明细数据或添加明细，而不会直接去明细表操作。因此我们可以在菜单栏中对其隐藏此表，既保持导航菜单的简洁，同时保留了其数据的相关权限。

  • 仅对某角色隐藏

    在配置完此角色的查看编辑等权限后，鼠标放在表名行，会显示隐藏按钮，点击即可隐藏：

  • 对所有非管理员隐藏

    此隐藏方法对所有非管理员（非开发者）有效（自定义页面是相同的方法）

提示

1.在导航中隐藏，只是隐藏了在导航中打开表的入口，通过关联表、获取到此表的链接、自定义页面中嵌入的视图等方式，依然可以正常打开此表。

2.管理员是否可看到隐藏项、可在应用导航中配置

第2层级）确定视图下的数据可操作动作​

查看、编辑、新增等动作​

用户对视图下的记录对有4种权限：查看记录、编辑记录、删除记录、新增记录。

查看记录是基本权限，不能查看，就不能编辑、删除了。

有的视图下可编辑数据，有的视图下不能编辑。例如，已提交审批中的数据不能编辑，那么这个视图不要勾选编辑；草稿状态的数据可以编辑，在对应的视图下勾选编辑即可。删除同理。

如下图配置：订单表中，“草稿”视图下，可以进行查看、编辑、删除记录的操作，而“已提交”、“已审核”下的记录只能查看，所有记录都不能进行编辑和删除的操作。

新增记录权限 是基于表的，不是基于视图的。也就是如果拥有新增记录权限，那么在哪个视图下操作都可以新增记录。

导出、导入、打印、分享等动作​

除了数据的增删改查操作，还有分享、导入、导出、打印等操作， 通过“设置”，可以分别定义 工作表/视图、记录和自定义按钮的可操作权限。

如下图在工作表的功能开关中，也可以控制相关操作。但是工作表中可以控制到指定视图下是否可用，而角色中的设置是对所有视图有效。

用户最终的权限取决于两处设置最小权限。

第3层级) 设置可操作的记录范围​

上一步赋予了用户在视图下对数据有没有操作权限（查看，编辑，删除），然后需要进一步明确对视图下的哪些记录有操作权限。

例如，在【我团队的线索】视图下，显示自己团队所有的线索记录。但如果编辑和删除，只能是自己拥有的线索才可以，其他队员的负责的线索只能查看。这就表示，视图下可见的数据，并非所有的记录都有操作权限。

点击右侧的【设置】按钮，配置此角色成员对此表的操作数据范围

记录范围主要有3种： “全部”、“加入的”、“拥有的”

  • 可查看哪些记录

    • 全部： 可见视图下，所有记录都可查看。

    • 加入的： 可见视图下，只显示那些加入的记录。

    • 下属加入的： 可见视图下，可查看本人或下属加入的记录

    如果您不清楚什么加入的记录，请参考记录的三种身份介绍

  • 可修改哪些记录

    • 全部： 可见视图下，所有的记录都可编辑。

    • 拥有的： 只有拥有的记录，才可以编辑修改。作为加入的记录无权限编辑。

    • 下属拥有的： 可编辑的的记录范围是自己拥有的，以及下属拥有的。

  • 可删除哪些记录

    • 全部： 可见视图下，所有的记录都可删除。

    • 拥有的： 可见视图下，只有拥有的记录，才可以删除。加入的记录不可删除。

    • 下属拥有的： 可见视图下，可删除的记录范围是自己拥有的，以及下属拥有的。

此设置是针对工作表下所有的视图配置，如果您需要不同的视图有不同的数据操作范围，可以设置不同的角色，将对方加入到多个角色中即可。

第4层级) 字段的操作范围​

一条记录可查看，不一定可见所有字段；一条记录可编辑，不一定需要编辑所有字段。这时就需要控制字段级的操作了。

这一步可以配置哪些字段可见或隐藏，哪些字段可编辑，或新增记录时隐藏部分字段。

字段可编辑时，必须可查看。

通过上面配置步骤，基本可实现用户的任意权限。

批量编辑权限​

权限分配方式选择为“分发有选择的应用项（高级）”时，支持对多个工作表的数据操作权限进行批量编辑。

批量编辑的是记录的操作范围、字段的操作范围，以及对工作表和记录的系统操作（分享、导入、导出、打印、导论、日志等）。

重要提示：

  • 在进行批量记录操作时，请务必确认您对当前工作表拥有相应的操作权限。举例而言，如果“联系人”工作表记录的删除权限未被勾选，那么任何针对该工作表的批量删除操作都将无效。

  • 批量操作不支持对自定义动作和支付进行操作

隐藏应用​

应用对成员隐藏后，将在首页的应用列表中不可见此应用入口。有时候用于跨应用关联数据或引用视图时，只需要用户从另一个应用中进行操作的场景，无需单独的入口。

仅仅在应用首页不显示此应用，成员可以通过消息通知、应用链接等方式访问应用。

四、添加角色成员​

应用角色创建好后，添加拥有此角色的人员，切换到【用户】选项，点击角色名称，然后点击右上角的"添加用户"即可。

1、按人员添加​

通过通讯录添加指定的人员。可以添加组织内的同事，也可以通过好友添加组织以外的人作为外协人员使用应用。

您也可以将应用链接通过其他渠道发给对方，对方打开应用链接时会进行身份验证，如果还不是成员可以主动申请加入。

2、按部门/组织角色/职位添加​

部门下的人员都拥有此角色权限，新加入此部门的用户，自动赋予此角色权限。组织角色/职位同样如此。

显示为仅当前部门标签有什么不同？​

  • 只显示部门名称

    表示选择部门时，此部门及下面所有层级的子部门都选择了，子部门不再单独列出。如果后续创建的新的子部门，新的子部门自动拥有此角色权限。

  • 显示了仅当前部门

    表示选择部门时，子部门没有选择，或者仅选择了个别子部门。

开发者和运营者的权限明细​

功能模块功能点角色权限应用锁
运营者开发者锁定后运营者权限（目前和未锁定时相同）
应用管理复制应用、导出应用、删除应用❌❌❌
名称和外观✅✅✅
导航设置❌✅❌
编辑应用说明✅✅✅
使用分析✅❌✅
选项集❌✅❌
应用项回收站❌✅❌
管理应用->复制应用❌❌❌
管理应用->导出应用❌❌❌
管理应用->创建应用备份❌✅❌
管理应用->从备份文件还原(注：备份文件列表中，开发者无“下载备份和还原为新应用”权限)❌✅❌
发布设置❌✅❌
外部门户-待审核-免审配置（其他应用的工作表范围取有管理员或开发者权限角色的）✅❌✅
API开发文档❌✅❌
应用项-工作表修改名称和图标✅✅✅
复制❌✅❌
移动到❌✅❌
从导航中隐藏/显示❌✅❌
删除工作表❌✅❌
编辑表单❌✅❌
设置工作表❌✅❌
修改名称和图标✅✅✅
编辑工作表说明✅✅✅
设置记录名称❌✅❌
重置自动编号✅✅✅
从Excel导入数据✅✅✅
回收站✅✅✅
删除工作表❌✅❌
公开发布（在创建记录->右上角“分享”按钮点击后弹窗）❌✅❌
公共统计-新增、设置、从公共移出、复制到、删除❌✅❌
公共统计-筛选、分享、导出excel✅✅✅
工作表日志✅✅✅
工作表视图->配置视图❌✅❌
工作表视图->更改视图类型❌✅❌
工作表视图->复制❌✅❌
工作表视图->分享✅✅✅
工作表视图->分享->公开分享开关配置✅✅✅
工作表视图->导出✅✅✅
工作表视图->从导航栏中隐藏/显示❌✅❌
工作表视图->删除视图❌✅❌
工作表视图->视图行记录->校准数据✅✅✅
数据导入配置-是否允许非系统角色修改配置✅✅✅
公共筛选器❌✅❌
保存为打印模板（系统打印、打印二维码、打印条码）❌✅❌
应用项-自定义页面修改名称和图标(菜单)✅✅✅
复制❌✅❌
移动到❌✅❌
从导航中隐藏/显示❌✅❌
删除自定义页面❌✅❌
编辑页面❌✅❌
修改名称和图标(详情页)✅✅✅
编辑页面说明✅✅✅
显示设置❌✅❌
删除页面❌✅❌
分享页面->公开分享开关配置✅✅✅
分享统计图->公开分享开关配置✅✅✅
应用-用户编辑、删除角色、角色权限、用户扩展信息❌✅❌
添加用户✅✅✅
发送通知、用户查看配置✅✅✅
应用-外部门户角色权限、门户设置、编辑自定义域名（加锁时，开发者身份隐藏整个外部门户）❌✅❌