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角色的几种分类和配置步骤


一、应用角色的分类

在应用中,有系统角色和自定义的普通角色。系统角色可以进行应用结构、数据、用户的管理,自定义的角色只能对权限内的数据进行操作。

管理员

可以管理应用所有的配置和数据。除了不能删除整个应用和锁定应用外(这两个仅拥有者可操作),可以任意修改应用。

  • 应用拥有者

    在应用管理员中,还有一个“应用拥有者”的身份,默认是应用的创建人,可以移交给其他人,每个应用只有一个应用拥有者。只有应用拥有者才能删除整个应用,和锁定应用,其他权限和应用管理员一样。

应用管理员权限是固定的,不能更改权限,此角色也不能被删除。

运营者

偏向于数据和用户的管理,不可配置应用,主要权限包含:

  • 1、管理普通角色的角色负责人

  • 2、管理所有普通角色下的成员

  • 3、数据权限:可查看、编辑、删除所有记录

注:运营者不可复制、删除、导出应用,不可管理系统角色下的用户。运营者的权限不能编辑,只能调整角色下的成员。

开发者

偏向于应用配置的管理,主要包含:

  • 1、可配置应用导航/分组、工作流、工作表、自定义页面、用户角色新增/编辑/删除(包含外部门户角色)、外部门户设置( 包含外部门户域名配置)

  • 2、工作表跨应用关联,被关联的工作表所属应用必须是应用“开发者”或“管理员”

  • 3、数据权限:可查看加入的,只能编辑、删除自己拥有的记录

注:开发者不可复制、删除、导出应用。开发者的权限不能编辑,只能调整角色下的成员。

如果一个人同时具有运营者和开发者的角色,那么除了不能复制应用、导出应用外,和管理员角色的权限相同,具体权限明细可参考本文最后一节

自定义角色

管理员/开发者可以创建新的角色,如根据岗位创建销售、财务等角色。 自定义角色的成员和权限可以自定义,随时调整。

角色负责人

角色负责人是“普通角色”下角色成员的一种成员类型,被设为角色负责人的成员,可以对角色下的成员进行增、减,同时可以将其他成员为角色负责人。

  • 自定义角色

    应用管理员可以创建新的角色并自定义其权限。新创建的应用系统预置两个自定义角色:成员和只读。管理员可以重新配置这些权限,修改角色定义,还可以新增更多的角色。

二、创建/修改角色

1、创建角色

1)点击1处的创建角色按钮后,可以设置角色的名称和描述,然后配置角色的权限。

2)点击底部的保存按钮完成配置,或者点击删除按钮取消创建新角色。

用户看到的角色描述位置:

2、编辑角色

点击目标角色后,即可对其编辑修改,如修改名称、描述和权限配置。

有任何调整后,即可点击下方的保存按钮,点击取消则撤销修改。

三、为角色配置权限

角色权限的配置,有两种模式

  • 分发所有应用项

    即所有页面、表、视图都可见,所有的表的权限配置都一致。

  • 分发有选择的应用项

    可以指定部分内容(页面、工作表、视图、字段)的查看、编辑权限。可以实现更精细的权限配置,不同表、视图、记录有不同的操作权限。

模式1、分发所有应用项(简单模式)

图片.png

这是简单快捷的配置方式,应用下所有的自定义页面、工作表和视图都可见,不做单独配置,统一按一种方式控制权限,且不能对字段权限进行控制。比较适合使用人数少、角色少的应用。

查看、编辑和删除权限

有4种配置方式:

  • 1) 可查看、编辑、删除所有记录

    • 查看记录 应用下所有表的所有记录数据都可以查看、编辑和删除,权限相对较大。

    • 除了不能配置应用外,可以管理应用下的所有数据。

  • 2) 可查看所有记录,但只能编辑、删除自己拥有的记录

    • 查看记录 所有记录内容都可以看,即视图下的数据都能看到。

    • 编辑、删除记录 只有自己拥有的记录才可以编辑删除,相对第1种,可编辑删除的记录范围缩小了一点。

      如果您不明白哪些是自己可拥有的记录,请参考记录的三种身份介绍

  • 3) 可查看加入的,只能编辑、删除自己拥有的记录

    • 查看记录 只有自己加入的记录才能看到。视图下的数据不一定显示全部,只有自己加入的记录才会显示看到。 相对于第2种,进一步缩小了可查看的记录范围。
    • 编辑、删除记录 只有自己拥有的记录才可以编辑删除。
  • 4) 对所有记录只有查看权限

    所有页面、表、视图、记录都可见,但是都不能编辑和删除。

对于第2和3种方式,都可以包含下属拥有的记录。如果勾选了,下属拥有的记录也可以进行编辑和删除。这里的下属是指汇报关系的下属。

分享打印等其他操作权限

除了查看、编辑和删除权限外,还可以进一步配置其他常见操作权限。如:新增、导入、导出、打印等操作。

模式2、分发有选择的应用项(高级)

相比于简易模式方式单调统一,高级模式更灵活、更精细,可以通过4个层级范围来自定义不同表、不同视图下的操作权限。

第1层级)配置可见的页面

即可见哪些工作表、视图、自定义页面。 想要操作数据,数据所在的页面(视图、自定义页面)必须可见。

  • 1)配置可见的工作表/自定义页面

    工作表可见: 我们知道,用户是通过视图来管理表数据的,因此可见一张表,至少要可见一个视图。根据实际场景,确定一个可见视图,只要有一个视图可见,那么这个表就能看到了。

    自定义页面可见: 自定义页面只有查看权限,勾选即可。无编辑、删除和新增权限配置。

  • 2)配置可见的视图

    选择角色需要查看的视图,勾选即可。不勾选的视图用户在查看不会显示。

在导航中隐藏(隐藏项)

有些工作表/自定义页面 有权限查看、编辑或新增,但一般都是通过关联的数据进行操作,例如订单关联了订单明细,一般都是先通过查看某个订单再才查看对应的明细数据或添加明细,而不会直接去明细表操作。因此我们可以在菜单栏中对其隐藏此表,既保持导航菜单的简洁,同时保留了其数据的相关权限。

  • 仅对某角色隐藏

    在配置完此角色的查看编辑等权限后,鼠标放在表名行,会显示隐藏按钮,点击即可隐藏:

  • 对所有非管理员隐藏

    此隐藏方法对所有非管理员(非开发者)有效(自定义页面是相同的方法)

提示

1.在导航中隐藏,只是隐藏了在导航中打开表的入口,通过关联表、获取到此表的链接、自定义页面中嵌入的视图等方式,依然可以正常打开此表。

2.管理员是否可看到隐藏项、可在应用导航中配置

第2层级)确定视图下的数据可操作动作

查看、编辑、新增等动作

用户对视图下的记录对有4种权限:查看记录编辑记录删除记录新增记录

查看记录是基本权限,不能查看,就不能编辑、删除了。

有的视图下可编辑数据,有的视图下不能编辑。例如,已提交审批中的数据不能编辑,那么这个视图不要勾选编辑;草稿状态的数据可以编辑,在对应的视图下勾选编辑即可。删除同理。

如下图配置:订单表中,“草稿”视图下,可以进行查看、编辑、删除记录的操作,而“已提交”、“已审核”下的记录只能查看,所有记录都不能进行编辑和删除的操作。

新增记录权限 是基于表的,不是基于视图的。也就是如果拥有新增记录权限,那么在哪个视图下操作都可以新增记录。

导出、导入、打印、分享等动作

除了数据的增删改查操作,还有分享、导入、导出、打印等操作, 通过“设置”,可以分别定义 工作表/视图、记录和自定义按钮的可操作权限。

如下图在工作表的功能开关中,也可以控制相关操作。但是工作表中可以控制到指定视图下是否可用,而角色中的设置是对所有视图有效。

用户最终的权限取决于两处设置最小权限。

第3层级) 设置可操作的记录范围

上一步赋予了用户在视图下对数据有没有操作权限(查看,编辑,删除),然后需要进一步明确对视图下的哪些记录有操作权限。

例如,在【我团队的线索】视图下,显示自己团队所有的线索记录。但如果编辑和删除,只能是自己拥有的线索才可以,其他队员的负责的线索只能查看。这就表示,视图下可见的数据,并非所有的记录都有操作权限。

点击右侧的【设置】按钮,配置此角色成员对此表的操作数据范围

记录范围主要有3种: “全部”、“加入的”、“拥有的”

  • 可查看哪些记录

    • 全部: 可见视图下,所有记录都可查看。

    • 加入的: 可见视图下,只显示那些加入的记录。

    • 下属加入的: 可见视图下,可查看本人或下属加入的记录

      如果您不清楚什么加入的记录,请参考记录的三种身份介绍

  • 可修改哪些记录

    • 全部: 可见视图下,所有的记录都可编辑。

    • 拥有的: 只有拥有的记录,才可以编辑修改。作为加入的记录无权限编辑。

    • 下属拥有的: 可编辑的的记录范围是自己拥有的,以及下属拥有的。

  • 可删除哪些记录

    • 全部: 可见视图下,所有的记录都可删除。

    • 拥有的: 可见视图下,只有拥有的记录,才可以删除。加入的记录不可删除。

    • 下属拥有的: 可见视图下,可删除的记录范围是自己拥有的,以及下属拥有的。

此设置是针对工作表下所有的视图配置,如果您需要不同的视图有不同的数据操作范围,可以设置不同的角色,将对方加入到多个角色中即可。

第4层级) 字段的操作范围

一条记录可查看,不一定可见所有字段;一条记录可编辑,不一定需要编辑所有字段。这时就需要控制字段级的操作了。

这一步可以配置哪些字段可见或隐藏,哪些字段可编辑,或新增记录时隐藏部分字段。

字段可编辑时,必须可查看。

通过上面配置步骤,基本可实现用户的任意权限。

隐藏应用

应用对成员隐藏后,将在首页的应用列表中不可见此应用入口。有时候用于跨应用关联数据或引用视图时,只需要用户从另一个应用中进行操作的场景,无需单独的入口。

四、添加角色成员

应用角色创建好后,添加拥有此角色的人员,切换到【用户】选项,点击角色名称,然后点击右上角的"添加用户"即可。

1、按人员添加

通过通讯录添加指定的人员。可以添加组织内的同事,也可以通过好友添加组织以外的人作为外协人员使用应用。

您也可以将应用链接通过其他渠道发给对方,对方打开应用链接时会进行身份验证,如果还不是成员可以主动申请加入。

2、按部门/组织角色/职位添加

部门下的人员都拥有此角色权限,新加入此部门的用户,自动赋予此角色权限。组织角色/职位同样如此。

显示为仅当前部门标签有什么不同?

  • 只显示部门名称

    表示选择部门时,此部门及下面所有层级的子部门都选择了,子部门不再单独列出。如果后续创建的新的子部门,新的子部门自动拥有此角色权限。

  • 显示了仅当前部门

    表示选择部门时,子部门没有选择,或者仅选择了个别子部门。

开发者和运营者的权限明细

功能模块功能点角色权限应用锁
运营者开发者锁定后运营者权限(目前和未锁定时相同)
应用管理复制应用、导出应用、删除应用
名称和外观
导航设置
编辑应用说明
使用分析
选项集
应用项回收站
管理应用->复制应用
管理应用->导出应用
管理应用->创建应用备份
管理应用->从备份文件还原(注:备份文件列表中,开发者无“下载备份和还原为新应用”权限)
发布设置
外部门户-待审核-免审配置(其他应用的工作表范围取有管理员或开发者权限角色的)
API开发文档
应用项-工作表修改名称和图标
复制
移动到
从导航中隐藏/显示
删除工作表
编辑表单
设置工作表
修改名称和图标
编辑工作表说明
设置记录名称
重置自动编号
从Excel导入数据
回收站
删除工作表
公开发布(在创建记录->右上角“分享”按钮点击后弹窗)
公共统计-新增、设置、从公共移出、复制到、删除
公共统计-筛选、分享、导出excel
工作表日志
工作表视图->配置视图
工作表视图->更改视图类型
工作表视图->复制
工作表视图->分享
工作表视图->分享->公开分享开关配置
工作表视图->导出
工作表视图->从导航栏中隐藏/显示
工作表视图->删除视图
工作表视图->视图行记录->校准数据
数据导入配置-是否允许非系统角色修改配置
公共筛选器
保存为打印模板(系统打印、打印二维码、打印条码)
应用项-自定义页面修改名称和图标(菜单)
复制
移动到
从导航中隐藏/显示
删除自定义页面
编辑页面
修改名称和图标(详情页)
编辑页面说明
显示设置
删除页面
分享页面->公开分享开关配置
分享统计图->公开分享开关配置
应用-用户编辑、删除角色、角色权限、用户扩展信息
添加用户
发送通知、用户查看配置
应用-外部门户角色权限、门户设置、编辑自定义域名(加锁时,开发者身份隐藏整个外部门户)

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