明道云快速入门指南


本文通过快速构建一个《招聘管理》管理应用,帮您快速掌握搭建应用的基本思路和操作。 下载PDF版

一、明道云简介

明道云是一个APaaS平台,可以快速搭建个性化的企业应用,用户不需要写代码开发就能够搭建出用户体验上佳的销售、运营、人事、采购等核心业务应用,打通企业内部各环节业务数据,也能够通过API和Webhook和其他系统对接。明道云的自动化工作流还可以实现审批、填写等控制流程和业务自动化。如果用户企业使用钉钉或企业微信,也可以将明道云搭建的应用直接对接到工作台上。

在明道云平台搭建的业务软件/业务系统,称之为应用,如下图,页面中间的每个圆圈都代表解决一个或整个业务环节的应用,小到问题工单,大到ERP应用,一个平台,全部搞定。

明道云通过封装好的6个功能模块的组合来构建一个应用,6个功能模块分别为:工作表、视图、角色和权限、工作流、统计图表、自定义页面。

  • 工作表 用于收集和存储业务数据。想录入任何数据,都需要建立对应的工作表,例如员工表、客户表、订单表、库存表等。
  • 视图 是业务数据的不同场景的展示页面,可以根据业务场景,操作人员展示出不同的数据。
  • 角色和权限 控制成员的对业务数据增删改查的操作权限。
  • 工作流 可以实现业务数据的自动化处理和自动流转。
  • 统计图表 用于统计多种维度的数据帮您分析做决策。
  • 自定义页面 可以放置快捷按钮,统计图表等,常用于配置仪表台,驾驶舱或工作台。

先从一个简单的应用,开始您的应用开发之旅吧。

二、应用计划

在开始搭建应用之前,需要梳理好3个事项:

  • 要实现的业务流程和自动化流程
  • 流程涉及到的所有业务数据
  • 流程涉及人员/角色,以及对应的操作的权限

我们以搭建《招聘管理》应用为例,介绍下搭建应用的基本步骤和所需功能模块。

1、业务流程

通过分析梳理,招聘管理一般有以下核心流程需求:

  • 求职者直接提交简历信息
  • 招聘主管管理所有的求职者信息
  • 招聘主管安排面试
  • 面试时间前15分钟通知面试主管准备(自动化)
  • 用人主管修改面试结果
  • 录用结果同步到求职者的简历信息(自动化)
  • 为招聘主管提供一个仪表盘便于关注所有求职状态

2、业务数据

此应用主要管理的数据为求职者信息(简历信息),以及安排面试的信息。

3、使用角色

应用的参与角色为:求职者、HR和用人主管。

4、解决方案

根据应用需求,我们给出对应的解决方案。

需求 明道云方案
求职者直接提交简历信息 创建求职者表,录入和存放简历信息,
并公开发布
招聘主管可以管理所有的求职者信息 创建不同状态的视图
招聘主管安排面试 创建面试安排工作表
面试时间前15分钟通知面试主管准备 创建工作流,监听面试开始时间
用人主管决定是否录用后更新面试结果
创建用人主管角色,允许其角色可以
修改数据
录用结果同步到求职者的简历信息 创建工作流,当数据变更时修改其他记录
的数据
为招聘主管提供一个仪表盘便于
关注所有求职状态
创建自定义页面,展示各种统计表

三、应用搭建

1、注册账号

通过电脑浏览器打开www.mingdao.com ,注册明道云账号。

2、创建应用

登录后,创建一个应用,命名为《招聘管理》。此操作就像新建一个Excel文件一样,然后各种表都在这个文件中创建、录入和管理。

此时应用的“地基” 已经确定好,然后我们分别使用:工作表、视图、角色权限、统计图表、自定义页面和工作流来完整这个《招聘管理》开发工程。

3、创建工作表

工作表是应用最核心最基础的模块,你可以先将他看作是一个在线Excel,用来存储和管理企业活动中的各种业务对象,工作表的字段记录这些对象的各种属性,比如客户、员工、求职者都是典型的业务对象,而客户所在地、订单编号、求职者姓名和联系电话都是这些对象的自带属性。

根据抽象的业务数据,我们需要分别创建《求职者》、《面试安排》和《人才库》3张表。

3.1 创建《求职者》工作表

先看下在Excel中管理求职者的表格是怎样的,如下图。 需要登记求职者的信息有姓名、生日、性别、手机号、邮箱、应聘岗位等重点内容。

我们要创建对应的工作表来管理这些信息。

工作表:

点击“创建工作表”后,自动进入工作表的设计页面(画布)。

从左侧控件区选择合适的控件到中间表单设计区(画布),然后修改其关键属性(名称、宽度、必填等属性)。

完成的《求职者》工作表设计如下图

所需字段 选用控件
姓名 文本
性别 单选
邮箱 邮箱
手机号 电话
应聘岗位 单选
简历来源 单选
处理进度 单选
上传建立 附件

1)录入求职者信息

可以手动录入一条数据,也可以从Excel中导入。为了方便后面工作表的处理效果,我们导入多条数据。

下载求职者.xlsx

有多条数据的求职者表

2)单条记录操作

点击一行记录即可打开记录详情页,可以进行内容修改、对外分享、讨论、打印、删除等操作。

3)批量编辑

4)公开表单

如果这个表单可以公开给求职者直接填写,那将减少HR很多工作量。通过下面的路径公开下求职者表:编辑表单 》 公开发布》开启公开表单。

然后设计下求职者表公开收集数据时的界面。 可以上传LOGO、背景色、编写说明,也可以选择对外公开可填写的字段。设计完成后,就可以对外发布二维或链接了。

将二维码或链接放在官网或其他渠道,求职者扫码或点击链接后,不用登录就可以填写求职信息了。

5)其他特性功能

  • 业务规则:当字段A的值符合条件后,就隐藏或显示其他字段,或让其他字段不可编辑。
  • 自定义动作:支持添加按钮,点击按钮后,弹出窗口填写指定字段的内容,更具场景化。
  • 打印模板:在Word中制作好打印格式上传为模板,打印时可以基于模板风格打印记录。

详细介绍可参考帮助中心(http://help.mingdao.com)。

3.2 创建《面试安排》工作表

在安排面试时,一般需要有面试人(求职者)、应聘岗位、面试官、面试开始时间、面试结束时间、面试评语、面试结果等主要信息。设计的《面试安排》如下。

所需字段 选用控件
求职者 文本
应聘岗位 单选
面试开始时间 日期
面试结束时间 日期
面试官 成员
面试评语 文本
面试结果 单选

安排面试时,面试评语和面试结果是不需要录入的,我们可以设置新增时隐藏。

保存以后,我们为崔静安排明天上午10点到10点半的的面试。

到这一步,求职者和面试安排两张表都做好了。

3.3 建立两表记录间的关联关系

在安排面试时,您应该已经发现了这个问题:崔静的求职信息已经在求职者表中存在了,在安排面试时能不能直接使用呢,避免重复录入。能!!!且这样也是最合理的设计方式。

1)选择【关联记录】控件

进入《面试安排》工作表的编辑界面,重新设计工作表。从左侧控件区拉取关联记录控件,选择关联 《求职者》工作表。

2)配置关联关系

我们在《面试安排》表中配置关联求职者,关联记录数量的意思就是,一次面试,可以关联(调用)几个求职的信息。在本需求场景中,每次面试只能面试一个人。所以,选择【单条】,意思是如果关联求职者,最多只能关联1条。

反过来,在《求职者》中,配置关联《面试安排》的记录,应该选择【多条】,这个多条的意思是可以选择多条,而不是必须是多条。

配置《求职者》关联《面试安排》时,您可以直接勾选双向关联。

此时,文本字段(求职者)已经不需要了,删除此字段即可。

此时我们再为崔静的创建一条面试记录,如下图,可以直接选择了。

在配置时,到底选择单条还是多条取决对两个业务对象之间的关联关系,您后面可以详细参考下帮助文档中的三种关联关系介绍。

3)使用【他表字段】

我们前面做了求职者的关联,求职者可以选择已有的信息,那么该求职者性别、面试岗位、简历等信息能否一并带来过了。 可以的,通过"他表字段"控件,字面意思就是显示其他表记录的字段内容。

如下图。我们通过他表字段,直接将关联的求职者的性别显示出来。

从左侧拉取控件后,在右侧进行配置。

  • 字段名称:先把名称改为性别。
  • 关联记录:选择一个关联记录字段,即求职者。
  • 显示字段:即显示求职者的哪一个字段。

同样的方法,应聘岗位和简历也通过他表字段带出来,然后保存表单。

4)设置标题字段

标题字段,通常选择具有明显标识性、唯一性的字段为标题字段,这个字段代表了这一行记录,记录中看到这个字段内容就能确认就是需要的记录,不设置标题字段,不能保存表单。

在求职者表中,可以将姓名、手机号,邮箱设置为标题,但我们一般是按姓名区别不同的求职者。在面试安排中,也可以将求职者作为标题,也可以将应聘的岗位作为标题。但是更好的是将姓名+应聘岗位 拼接的内容作为标题。

拉取一个文本组合字段,此字段是 求职者和应聘岗位的组合,然后设置为标题字段。

现在我们看下升级后的效果。

4、创建视图

在管理业务数据时,常常会有查看某一范围内的数据,例如,对于求职者信息,需要分类查看待筛选,待面试等不同状态。 对于面试安排,面试人只需查看我参与的面试,而且面试有具体的时间,可能每天都有,那么通过日历的方式展示出来更加方便管理。这两种需求通过视图即可解决。

视图是用户查看和操作业务数据的门户窗口。它由展示风格、字段显示、数据筛选和默认排序组成。视图的数据展示风格主要有:表格视图、看板视图、层级视图、画廊视图和日历视图。每个工作表都会默认一个名字叫“全部”的表格视图,这个视图下会显示所有的数据。

4.1 按处理进度管理不同求职者

1)创建多个表格视图展示不同进度的数据

可以根据状态,创建不同进度的视图来展示不同的求职者信息。例如,新建一个“新简历”的视图。这个视图下只显示进度状态是“新简历”的记录,且按创建时间排序。

然后这个视图下只显示“新简历”的记录。

您可以以同样的方式创建其他进度的视图。

2)创建1个看板视图展示不同进度的数据

这个视图下不需要做数据筛选,需要显示所有求职者信息,只不过会按不同进度分组显示。

4.2 通过日历方式展示面试安排

每次面试都会设定具体的面试的开始和结束时间,这符合日程概念,就可以通过日历的方式展示给面试官了。

新建一个日历视图,由于日历需要基于某个日期字段,因此需要选择面试开始日期作为日历的开始时间。结束时间选择 面试结束时间。

同时,注意,每个面试官只能看到自己的面试,其他面试不需要看到。因此此视图需要做筛选条件。 筛选条件为: 面试官 等于 当前用户,效果就是,谁查看这个视图,只会显示他是面试官的面试记录。

设计好的日历视图,能够让HR和面试官很好的管理时间。

其他视图的使用方法请参考帮助中心介绍。

5、创建角色和权限

搭建好应用,就可以邀请同事们加入使用这个应用了。

应用的角色分配应用管理员角色和自定义成员角色。

  • 应用管理员角色:可以搭建调整应用结构和功能,添加其他应用角色权限和成员。此角色权限不能修改。
  • 自定义成员角色:只能使用搭建好的应用,对业务数据进行权限内的操作。

我们常配置的是自定义成员角色。

在这个应用中,求职者只能通过公开的《求职者》表提交建立信息,无需配置相关角色。HR主管是应用的搭建者和管理者,直接是应用管理员。我们只需为用人主管配置相关角色即可。

5.1 邀请同事注册账号

可以通过邮箱或手机号邀请同事加入您的组织。

5.2 为同事分配角色和权限

1)为用人主管配置角色

按照下面的7 步骤操作即可。

第5步配置效果:对《面试安排》表,可见“我的面试”这个视图。

第6步配置效果:可以编辑我的面试”视图下记录数据。

我们并没有配置用人主管对于《求职者》表所有视图和 《面试安排》表的“全部视图”的可见权限,那么对方是看不到这这些视图的。

2)将用人主管加入角色

由于用人主管分布于多个部门或岗位,因此选择指定的人比较合适。

3)角色成员的效果

只能看到我的面试这个视图的数据。

4)修改面试结果

面试官面试完毕后,打开这条记录,修改面试评语和结果,然后保存即可。

明道云的权限配置既可控制到行数据的权限,也可以控制到字段级(列)。更详细的介绍您后面可参考帮助中心。

6、创建自动化工作流

什么是工作流?它由触发器和若干自动化任务节点组成。为触发器设置一个触发条件,当数据的变更符合触发条件时,就自动执行设定好的一个或一系列自动化任务。整个过程就是一个自动化工作流。

具有一定规则的手动操作,基本通过工作流都可以自动完成,节省人力操作成本。

我们前面的需求中有两个自动化流程:

  • 面试时间前15分钟通知面试主管准备
  • 录用结果同步到求职者的简历信息

我们分别创建下对应的工作流。

6.1 面试开始前15分钟通知面试官

1)新建按日期字段触发的工作流

工作流提供了5种触发方式

  • 工作表事件触发

工作表由数据变更,新增,更改,删除等事件即可触发

  • 定时触发

设定一个北京时间,时间一到,即可触发。

  • 按日期字段触发

选择一个工作表的日期字段,将表中的日期组成日期表,每到一个时间,即可触发流程

  • Webhook触发

其他信息系统的数据可以推送给明道云,明道云接收到后,触发流程,进行数据对接处理。

  • 按钮触发

即点击按钮即可触发对应的工作流。

根据需求,应该选择按日期字段触发的方式。

2)配置触发节点

监听的表选择面试安排表,监听的日期字段是”面试开始时间“字段。触发的时间是开始时间的前15分钟触发流程。

这种效果就是:会把表中所有的面试开始提取出来组成一个时间列表。每到一个时间,就会触发流程。

2)配置自动化任务—通知提醒

添加一个”发送站内通知“节点,然后配置发送的内容、接收人。

  • 通知内容:可以选择字段内容,也可以收到输入一些固定内容。
  • 通知人:选择面试官字段

如果同时发送记录,则收到消息后,可以直接打开记录详情。

3)发布流程

3)自动通知效果

(我们在测试时,可以把面试时间调整为 当前时间的17分钟后,这样我们只需等2分钟就可以收到通知了。)

  • 手机端通知提醒

  • 电脑端通知提醒

6.2 将面试结果同步到求职者信息中

我们知道,面试记录中有面试结果:录用、淘汰还是待定。这个信息在求职者信息中也有,那么在修改面试结果后,最好自动同步到求职者信息中。

我们梳理下流程细节,当面试结果是通过时,求职者记录中的处理进度字段应该直接进入背景调查节点。 如果面试结果是淘汰,则处理进度字段是已拒绝。 如果是待定,则暂不同步。

细节流程图如下:

1)新建工作表事件触发工作流

2)配置触发节点

监听《面试安排》工作表的数据,且只有”面试结果字段“的数据有更改时,才能触发流程。

3、添加分支

由于根据面试结果,需要处理不同的数据,需要走不同的流程。因此需要添加一个分支节点

配置后的界面如下。

4)获取到求职者记录

如果面试结果是”通过“,则需要将求职者记录的处理进度字段修改为”背景调查“。

再更新前,流程中要 先定位获取到 改求职者的记录对象。不然我们不知道更新的对象是谁。

通过”获取单条数据“节点 的 ”从关联字段获取“ 的方式获取, 因为面试记录关联了求职记录,那么通过面试记录的关联关系(求职者关联字段)就能定位获取到该求职者。

  • 添加获取单条数据节点

  • 配置获取单条数据节点

根据 ”触发流程“的记录,即面试安排,获取到其关联的求职者记录

5)同步更新数据

添加”更新记录“节点,修改求职者的处理进度。

更新的对象记录节点:前面获取到求职者记录

更新字段:处理进度,设为 背景调查。

6)完善淘汰分支流程

淘汰后的分支流程配置和通过是一样的,就不再介绍。完整的配置如下图。

7)修改工作流名称并发布

8)测试效果

打开一个面试记录,求改面试结果为:通过,并保存。

然后改关联的求职者记录,可以看到处理进度被自动修改为了背景调查。

通过工作流可以实现很多复杂流程,其他节点和场景介绍您可以参考帮助中心。

7、创建统计图表

对业务数据各种维度的统计,是运营中少不了的需求。统计支持9种可视化图表:柱形图、折线图、饼图、数值图,双轴图、雷达图、漏斗图、透视图、行政区划。

在招聘管理中,可以统计待处理简历数量、本周待面试人数、录用的人数、以及处理进度分布图。我们以统计待面试的数量为例进行介绍。

1)新建图表入口

我们统计的是待面试数量,所以要在面试安排表下统计。

2)配置图表

配置统计图表的一般步骤为:

  1. 设定好统计的数据范围
  2. 选择图表类型
  3. 选择统计维度(从左侧的字段中拖拽过去)
  4. 编辑图表名称
  5. 保存图表

配置好的图表效果:

其他图表的配置方法请参考帮助中心介绍。

8、自定义页面

我们常用的系统基本都需要一个首页,来显示常用的数据,或常用操作入口、或各种统计图表。我们可以将需要的这些内容统一放在一个自定义页面中,当作我们应用的驾驶舱、仪表盘。

目前,自定义页面中支持添加 快捷按钮、统计图表、富文本和嵌入外部页面。下面就是一个较复杂的销售管理应用的一个自定义页面。

在招聘管理应用我们,我们做一个自定义页面,来显示多种统计图表。如:待处理的数量、待面试数量等等。

1)新建自定义页面

添加一个自定义页面,命名为首页。

2)添加多个统计图

选择统计图组件、然后配置并保存。依次添加多个统计图表即可。

3)调整布局

可以拖拽来调整每个统计图的大小。

其他组件的添加配置请参考帮助中心介绍。

4)保存页面

9、总结

通过以上6个功能模块,我们搭建了一个 简单《招聘管理》应用,满足计划中期望的需求。它是一个具有数据管理,多用户操作权限分配,自动化的业务流程和可统计分析的企业应用。 即使更加复杂的应用也都离不开这几个功能模块,都能通过零代码的方式构建出来。 现在开始尝试搭建您实际需求的应用吧。

四、其他特性

除了基础核心的应用搭建功能,还配套了其他必要的的功能特性。

1、组织管理

在组织管理后台,管理员可以进一步自定义明道云组织,并对组织内用户进行快捷管理和一些其他系统级的管理设置。

详细介绍请参考:https://help.mingdao.com/Organization.html

2、对接集成

我们搭建的应用支持通过API与Webhook的方式实现和外部系统做对接来同步数据。每个工作表都自带API接口可以满足基本同步需求。也支持将明道云平台安装到钉钉。企业微信、飞书等平台,再其工作台直接打开明道云使用。

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