审批流程节点
一、快速配置一个审批流程
场景示例: 申请人提交一个付款申请,付款金额小于1000元只需部门负责人审批,付款金额大于等于1000元需要增加总经理审批。审批通过后,抄送给申请人直属上司。
1、创建工作表事件触发的工作流
2、添加发起审批流程节点
选择创建新的流程。
从已有审批流程复制是指:从其他流程中复制已经配置好的流程审批结构,复制后只需重新选择审批对象、审批人即可。
3、配置审批流程基础设置
主要配置有
审批流程的名称
要审批的数据对象,也就是要审批哪条记录
谁当做发起审批的人,一般是记录的创建人,或触发流程的人
可以配置是否允许发起人撤回
审批人的自动通过的3种场景
整个"发起审批流程"节点可以看做为一个节点块或子流程,在这里面可以放置审批、填写、抄送等审批业务,这些操作一起组成审批流程,并最终有一个审批结果(通过、否决、撤回、中止)
4、添加第一步审批人:部门负责人审批
在审批流程中添加一个审批动作,并配置此审批人和审批时的相关设置
审批动作的详情介绍,请参考
在审批流程中,还支持其他节点,主要为:
人工处理节点, 如审批、填写、抄送
逻辑分支节点
数据的获取和计算节点
5、添加分支节点使不同付款金额用不同的审批人
由于付款金额大于1000元,需要增加总经理审批,则需要通过分支节点来时不同的分支流程。
6、在大于1000元的分支中添加总经理审批
7、根据审批结果,设置不同动作
只有在审批节点后才能显示和添加审批结果分支。
8、完善节点和流程名称并发布流程
9、提交一个付款记录测试审批流程
二、如何在工作表中查看和处理审批流程
当前审批的流程状态、审批人、流转图等信息,可以直接显示到视图中,在查看记录时,直接显示流程状态,或进行审批处理,如下图:
1)工作表中启用审批系统字段和流程
进入工作表的功能开关页面,启用审批系统字段和审批流转图。
审批的系统字段是指:在视图上呈现流程名称、流程状态、节点负责人、节点开始、剩余时间、发起人、发起时间、节点开始时间。
也可以在第一次发布审批流程时直接开启
2)在列表视图中显示审批系统字段
进入视图配置页面,然后在显示列字段中,将审批系统字段改为启用。
配置完成后,即可通过工作表查看和处理审批流程。
审批系统字段不能被工作流修改,也不能手动修改,只有审批操作时自动更改。
3)审批的流程状态都有哪些
审批的流程状态主要是: 进行中、通过、否决和中止4种。
但是在工作表视图下,为了清晰的显示当前流程的进度,进行中的状态会显示为当前所处于的审批节点名称。
例如:第一步审批节点名称为: 直属上司审批、第二步审批节点名称为总经理审批。当流程处于直属上司审批或总经理审批时,状态字段会显示为直属上司审批,或总经理审批,而不会显示为进行中。
审批流程配置:
流程状态:
三、发起审批流程节点配置说明
1、修改流程名称
定义好审批流程,在审批流程列表、通知提醒、打印等等都会显示此名称。
2、发起审批的数据对象
选择要审批的记录,可以选择前面代表一条记录的节点。
3、发起人设置
如下图,审批流程的发起人并非一定是主记录的触发者,前面讲到,发起审批流程可当做是一个“子流程”,发起人就是为“子流程”设置的“触发者”。
选择发起人
发起人可以从审批的记录中选择一个人员
允许发起人撤回
勾选后,发起人在流程中可以撤回终止审批。
还可以设置当XX审批后,就不再允许撤回,如果不选择,只要流程没有结束,都可以撤回。
允许发起人催办
勾选后,发起人可以点击催办按钮,提醒当前审批人尽快审批。
发起人撤回和催办的操作
可以打开记录直接在审批卡片中操作
也可以通过待办-我发起的 中进行操作
4、发起人为空时的处理方式
发起人选择一个成员字段,可能为空,没有对应的发起人,这种情况可以设置一种方式让流程继续执行或结束。
自动进入下一个节点
由流程拥有者代理
由指定人员代理
流程结束
5、审批/填写人为空时的处理方式
在此处,为审批流程内具体的审批节点/填写节点设置一个默认的处理方式, 如果审批/填写节点 内也设置了为空的办法,则按节点设置为准,如果节点内没设置,则按此处的设置为准。
6、审批流程拥有者
前面讲到,发起审批流程是一个独立的流程,可以单独配置流程的拥有者
流程拥有者在发起人、审批人、填写人为空时,可以指定其代理处理。
7、自动通过
1)发起人无需审批自动通过
如果发起人和审批人是同一个人的话可以自动通过,如果不勾选,则需要等待发起人审批一次。
2)已经审批过的审批人自动通过
流程中有多个审批节点,例如,审批节点1》审批节点2》审批节点3》审批节点4.
如果审批节点1和审批节点4的审批人是同一个人,那么审批节点3审批通过后,到审批节点4 这一步就可以自动通过审批了,因为他在第1步已经通过了。
3)验证必填字段
主要是针对1)和2)的审批自动通过的场景。如果审批配置了审批需要必填某些字段,是否还要自动通过。 如果勾选,则不能自动通过,必须再次审批一次。如果未勾选,则自动通过。
四、退回到发起人时自动更新数据
在审批时,审批人可以进行退回,可以退回给发起人,也可以退回给前面的某个审批人,如果退回给发起人时,可以自动修改一些字段内容,如状态改为“已退回”
退回给审批人时需要修改数据,需在具体的审批节点中配置
五、如何获取审批人的操作明细
有时需要将审批记录通过体现在工作表字段中,在[发起审批流程]中,支持获取审批详情,并写入到子表或关联表中。
1、在审批表中建立子表/关联表
2、在发起审批流程节点配置字段映射
审批的操作明细主要有以下字段:
- 节点名称:每个审批节点自定义的节点名称
- 操作对象id:审批记录的记录ID
- 操作人:当前审人
- 进入时间:进入审批节点的时间
- 操作时间:当前审批人的审批时间
- 操作:审批结果(通过、否决)
- 备注:意见
- 签名
通过[发起审批流程]搭建的审批流程,无需为每个审批节点单独获取操作明细。
3、效果
• 或签:只写入实际执行人的那条(注意:或签时可以加签,因此新增的时候可能不止1条)
• 会签:按照审批人数量全部写入,包括无需审批的负责人(按比例通过时)
• 按部门逐级审批:每一级审批结束后进行新增
六、工作流中如何使用审批流程的审批结果
审批流程最终会有一个确定的审批结果:通过、否决、撤回和中止。
在审批流程处理完毕后,如果工作流需要根据审批结果走不同自动化处理,可添加分支节点来实现。
添加的分支节点要在"发起审批流程"节点外添加
七、如何配置并行审批流程
在审批流程内,支持两种分支流程:唯一分支审批流程和并行审批流程
唯一分支: 按照从左往右的顺序只执行第一个符合条件的分支。
并行分支: 同时执行所有满足条件的分支,当所有分支都完成后再继续进行分支外的节点。任何一个分支否决时,则整个流程否决。
例如:合同提交后,需要财务、法务、行政负责人不分先后同时进行审批,当所有节点都审批通过后才会进入下一步审批节点,此时可以配置为并行分支。
新建的分支默认为唯一分支类型,点击可切换为并行分支。
并行的审批在查看流程时,会同时出现对应的审批卡片
八、审批流程管理
本应用内,通过【发起审批流程】节点配置的流程,也会统一归类在工作流的审批流程下,在这里可以看到审批流程的具体详情和运行历史。
九、如何复制已有的审批流程
有时,不同业务的审批,审批人和审批流程可能也会相同,所以,如果有流程相同的审批流程已经建好,就可以直接复制过来使用。
复制后的流程为新的审批流程
复制流程不会复制审批的记录数据,相关配置需要重新配置,如选择了记录中的字段,审批人时选择了记录的成员字段等都需要重新配置
可以从其他应用中负责流程
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