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工作流节点--获取链接


节点功能: 通过此节点获取到记录的对外链接,不用登录就能打开记录详情,可以仅查看指定字段的内容,也可以直接修改指定字段的内容。

常见场景

1、《工资表》中管理着所有员工的工资信息,在发薪日HR发放工资后,可以将每个员工对应的记录的链接发给员工,员工点击链接即可查看当月工资的所有明细,但不能做任何修改,取代了纸质工资条。

2、《客服工单》中管理着客户反馈的问题,当客户的问题处理完毕后,可以将此工单的记录链接以短信的方式发送给客户,客户打开链接即可查看服务内容,也可对“评价字段” 进行填写,实现工单的评分功能。

使用介绍

我们以场景2为例进行演示,下图是一个简单的工单记录 ,横线上的部分是内部处理的字段内容,横线下方的字段内容是外部人员填写的内容。

当工单状态 标记为 【已解决】时,就将此工单发送给客户(记录中登记有客户的邮箱地址和手机号),由客户填写记录内容。

开始配置流程

1、配置触发节点

新建一个工作表事件触发流程,触发字段选择工单状态(仅修改工单状态时才能触发),且触发条件修改为已解决才能触发。

2、添加并配置获取链接节点 

A 获取链接对象

选择你要获得哪条记录的链接,本示例选择的触发流程的那条记录,所以选择触发节点。

B 获取方式

  • 分享链接 ,仅可查看记录的内容,且链接不会失效可以重复打开查看,除非记录被删除。
  • 填写链接,通过此链接可以修改记录中的字段内容,同时下方的字段可以选择可填写的字段和必填的字段

C 链接名称 

将链接通过邮件发送,如果名称为空,收到的邮件中会显示为URL链接,如果填写了链接名称,邮件中会显示名称,点击名称跳转到对应的URL链接地址。链接可以是固定名称,也可以选择字段内容。

此功能仅在邮件中有效,短信和站内系统通知中直接显示链接,若写入到字段中也是链接。

D 密码

设置打开链接时的密码,为空表示不需要密码。

  • 密码必须由字母+数字组成,且不能少于4位。

  • 密码支持有效期设置,如固定时长,记链接获取后XX天内打开有效。也支持设置为某某日期内有效。

效果:打开链接时会提示输入密码

E 设置链接有效期

  • 设置有效期后,超过有效期链接将失效,不能打开记录

  • 指定时长 可以设置一个固定时长的有效期,如1天后失效,1小时后失效

  • 指定的日期时间 可以基于一个日期字段,晚于这个日期将失效

F 提交后允许查询/修改

  • 仅填写链接可选择此项。

  • 勾选此项后,当填写人提交后,再通过链接打开记录时可以选择只允许查看,还是可以继续修改。

  • 当选择允许修改后,可以选择时始终可打开并修改,还是提交后,一段时间段才可以修改。

G 设置字段

即打开链接后,需要配置查看人哪些字段可见,哪些字段可填写,哪些字段必须填写。

如果是分享链接,即只能查看字段,不能编辑字段,如下图配置。

如果是填写链接,则需要配置三种权限:查看,编辑,必填

 根据场景需要,我们只允许对方查看所有的字段,但是可以编辑 评分和意见反馈两个字段,其中,“评分”必填,“意见反馈”为选填。

  • 新增字段默认可查看

    如果勾选此项配置,则之后工作表新增的字段都会被自动勾选“查看”选项;

    如果不勾选,则之后工作表的新增字段默认不能查看。如新增的字段需要查看,则需重新配置可见字段。

设置按钮名称

填写完成并提交时,按钮的默认名称为提交,您可以根据自己的业务场景进行调整。如下效果:

3、使用填写节点的值

例如,我们以邮件、短信、HAP的站内通知方式将链接发送给对方,这三个节点都可以使用。

例如,我们要邮件发送给客户,则添加一个发送邮件的节点。在正文中选择填写节点的值即可。

TIPS

测试时每个功能效果时,可以先把链接通过发送通知节点发给自己,点击链接快速体验。


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