工作流节点-审批节点


【审批】节点功能: 在工作流程中涉及审批时,需要使用审批节点,在审批通过或者否决后进行相应的数据状态变更,也可以发送通知。可以多人会签/获签审批,也可以多步审批。

本文介绍要点

1、审批节点功能详解

  • 添加审批节点;

  • 选择要审批的对象(即审批哪条记录);

  • 选择审批人和审批方式;

  • 设置审批人的审批操作;

  • 设置审批时通过/否决按钮的名称;

  • 根据审批结果,设置不同的分支流程。

1.1 添加审批节点

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1.2 设置节点的审批对象

即选择需要审批哪条记录;

建议修改节点名称,这样在查看时快速知晓进行到了哪一步。

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1.3 配置审批人

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一个审批节点的审批人,可以是1个人,也可以是多个人;可以是固定的审批人,也可以是不同的人。

  • 单人审批
    从通讯录选择一个人,或者选择申请人的直属上司,或者选择某个成员字段作为审批人,那么这个审批节点只有一个审批人。

  • 多人审批
    如果选择的角色、部门、职位包含有多个人,则此审批节点就是多人审批。

  • 固定审批人
    可以通过通讯录、角色、职位、部门等选择固定的审批人,这样每一个申请流程都是相同的人审批。

  • 动态审批人 可以根据申请人,或者一个成员字段来确认审批人,例如他的直属上司,或者部门负责人。这样,不同人提交的申请,审批人可能是不同的。

    1.3.1 审批人如何设置为上一步审批人的直属上司

    如果审批流程是多步审批,第二步的审批人需要是第一步审批人的直属上司,或上级部门负责人,则需要通过上一步审批节点来选择。如下图。

1.4 多人审批的审批方式

当一步审批有多人时,如何确定以哪个人审批为准,我们提供3种方式:

  • 1)多人或签(一名审批人通过或否决即可)
    也就是说谁先操作谁说了算,且其他成员不能再审批。
  • 2)多人会签(需所有审批人通过)
    通过:所有审批人都通过后,才算通过。

    否决:有任意一人否决,即为否决。

  • 3)多人会签(只需一名审批人通过,否决需全员否决)

    通过:任何人选择通过时,即为通过。

    否决:一人否决不算否决,所有人都否决,此节点才算否决。

    如果第一个人选择了否决,那么还不算,第二个人选择了通过这一步就算通过了。 只有所有人全部否决,这一步才算否决。

1.5 审批人的操作权限

审批人的操作除了选择通过否决外,还可以进行转审、加签、退回、签名等操作,也可以直接修改记录内容。

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1) 允许转审

即当前审批人把审批权限转交给他人审批, 如果审批流程是 A>B>C,如果A转审给D,则是 A>D>B>C。

2) 允许加签

加签方式分为【通过后加签】 和 【审批前加签】。

举例: 原审批流程是 A>B>C ,

若 A 选择 【通过后加签】 给D,那么最终流程就是 A>D>B>C;

若 A 选择 【审批前加签】 给D,那么D审批后 会再让A审批,
最终流程就是 A>D>A>B>C

转审和加签的用户操作界面:

3) 否决后的退回,以及退回后如何处理

如下图,在审批人否决时,可以选择退回到前面的节点再次走一遍审批流程。

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可以选择退回的节点条件:

  • 只有审批节点,填写节点,触发节点才能作为退回节点(时间触发、子流程等不能退回)

  • 退回的节点与该审批节点之间,只允许出现延时、运算、审批、填写、通知节点,否则不能退回。例如,如果中间有更新节点是不能退回的,已经更新的数据也不会再自动改回去。

  • 退回的节点必须在流程的主干中,不能在分支流程里。也就是说,从当前审批节点向上追溯,每一个路径都能找到此退回节点。

  • 多人会签时,如果审批方式是【只需一人通过】,则不允许退回。

建议:合理命名各个节点的名称,以便审批人退回时容易选择。

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退回后申请人重新提交记录再次触发审批流程,可以有两种审批方式

  • 重新执行流程:即所有节点重新走一遍

  • 直接返回审批节点: 即提交后,直接到被否决的那一个审批节点重新审批,即使前面有审批节点,前面的人也不再重新审批。

4) 通过时签名

如果审批人选择通过,则必须签名。

签名在流程详情中可以查看,也可以打印出来。

5) 审批人对记录数据的操作权限

审批人在审批记录时,可以单独配置审批人对这条记录的权限,哪些字段不可见,哪些字段必填等等。

审批人如果修改记录,会在日志中显示的。

[!TIP]
审批节点配置的记录操作权限,不受审批人在应用的角色权限限制,两者权限没有冲突。可能审批人拥有的角色不能直接进入工作表看到这条审批记录,但是通过工作流的审批节点是可以赋予他这条记录的操作权限的(通知、填写节点类似)

1.6 什么是审批执行人

执行人是这一步审批做出过审批操作(无论是通过和否决)的人,不一定是1个,也可能是多个。 有时,审批人是多个人或签,再进行下一步时,需要根据做出审批结果的人来确定下个审批人,那这个时候就可以用审批执行人了。

  • 最先操作人
    例:A、B、C是同一个审批节点审批人(或签方式),B最先通过/否决,则执行人为B。

  • 转审
    例:A、B是审批人(或签方式),但A转交给C,C直接审批了,B未操作。则执行人为C。

  • 加签

    • 例:A、B、C是审批人(或签方式),B直接进行,在我审批前增加一名审批人D,D表示通过,表单流转回B,B再次表示通过。则执行人为B、D。

    • 例:A、B、C是审批人(或签方式)。B直接进行在我通过后增加一名审批人D,D表示否决,则执行人为D。

1.7 设置通过/否决按钮的名称

审批时,不同企业对于同意/否决的叫法是不一样的,例如有的把通过叫“同意”。审批的通过和不通过按钮默认是【通过】和【否决】,如下图:

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修改名称

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效果

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1.8 根据审批结果,走不同的分支流程

审批节点后,增加分支节点,选择根据审批结果分支,常用于多步审批。

按审批结果中的通过和未通过走不同的流程。

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特别提醒: 如下图,两个审批节点串联在一起, 如果第一个审批节点选择了否决,那么后面的节点都不会再执行。 所以,如果是多人多步审批,请结合分支节点走不同的分支。

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2、审批流程的模型示例

2.1 只有1步审批的流程模型示例

《退换货申请》表中,当有新的退货申请记录提交时,需要相关人进行审批,审批通过则将状态修改为“同意退货”,如果否决,则将状态修改为“拒绝退货”。

错误配置示例

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初学者一般可能按照上图这个方式来配置流程节点,它最终的实现效果如下:

  • 审批通过后,执行下一个节点【更新记录】 。

  • 如果审批不通过,则流程中止,也不会再执行后面的【更新记录】节点。

因为要根据审批结果的不同,更新的内容也是不同的,那么使用一个更新节点肯定是错误的。

如果您的需求是只有通过时执行后续动作,如果是否决则不执行任何操作,那么此配置也是可行的。

正确的配置示例

如上图,审批节点后,需要通过“分支节点”(按审批结果分支)来实现 不同的结果,执行不同的功能节点。

如果审批节点后面紧跟的不是分支节点(按审批结果分支),一旦审批否决,则流程中止,不会再执行后面的节点。

2.2 多步审批的流程模型示例

前面已经讲到,根据审批结果的不同,可以走不同的分支流程。如果审批流程需要第二步审批,那么需要再第一个审批通过后的流程中,继续添加审批节点(第3步审批依次类推)。如下图

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3、真实审批场景的流程配置示范

某公司《费用报销》的流程如下:

  • 1、审批人
    • 少于500元的报销只需申请人的直属上司审批和上司的上司审批;
    • 高于5000元的报销则需要增加总经理审批。
  • 2、自动化处理流程
    • 报销提交后,状态应该自动改为“审批中”;
    • 如果报销申请最终通过,则将审批状态改为“已通过”;
    • 如果被否决,则状态改为“已否决”,并通知申请人。

开始配置

1) 触发节点配置

本示例选择的是工作表事件触发,当字段“是否提交” 选择“提交审核”,保存记录后才触发审批流程。

当然,您也可以做成一个自定义按钮,点击按钮后触发流程。

2) 修改审核状态

提交审核后,通过更新记录节点自动将记录的审批状态改为“审批中”。

3) 直属上司进行审批

4) 第1步审批后的流程

使用分支节点,配置通过和否决后的流程。

4.1) 配置被否决的流程

如果第一步审批被否决后,则将状态改为“否决”,并通知申请人,整个流程结束。

4.2) 配置审批通过后流程(第2步审批)

第一步审批通过后,则继续第二步审批,即上司的上司(或上级部门负责人)。

5) 配置第2步审批后的流程

5.1) 配置被否决的动作

和第1步被否决一样,将状态改为“否决”,并通知申请人,整个流程结束。 这个时候可以使用节点的复制功能,快速完成。

5.2) 配置通过后的流程

这个时候需要考虑是否需要总经理审批了,则需要结合分支节点(普通分支)根据报销金额来配置。

  • 如果小于等于500
    则不需要总经理审批。则将审核状态改为 “审核通过”,整个流程结束。如下图。

  • 如果大于500(第3步审批)
    需要增加总经理审批节点,这也是最后一步审批。 这一步审批也可以复制前面流程的节点。

6) 修改流程和节点的名称、描述等。

建议把节点的名称和描述都完善下,为了便于日后维护和出现问题时的排查,同时发送系统通知时也会读取流程和节点的名称。

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