外部门户


概述

企业运营过程中,有些业务环节除了内部员工间的协作,常常需要和外部用户进行上下游协作。比如:

  • 供应商、招投标管理

  • 客户工单管理

  • 展会报名人员管理

  • 会员信息管理

  • 厂区和送货司机管理

这些管理和协作的外部用户,往往只是单一的场景需要他们参与,而且参与人数众多或临时参与。如果要求对方注册明道云、下载APP进行协作,推行过程中会很大的困扰。

针对这种业务场景,我们推出了应用的外部门户功能,外部门户支持用户快速注册登录,只可操作当前应用,其他功能模块都不可见,极大的方便了外部用户的管理和使用。

外部门户的特点:

  • 1、注册登录简单快速

    用户通过手机验证码快速登录,手机端微信扫码可授权后直接登录。

  • 2、界面简洁

    只可见当前应用,其他模块不可见,例如协作、消息、通讯录统统隐藏,界面简单不容易操作错误。

  • 3、价格低廉

    1个外部用户,1年最低5毛钱。

外部门户的配置和使用

示范场景

外部门户的可配置模块主要包括用户注册和登录方式、用户注册登录界面设置、用户邀请、审核与管理、角色权限、统计。

我们通过《客服工单》应用来演示外部门户的使用。需要实现的功能:

  • 1、用户快速注册登录
  • 2、可以提交工单
  • 3、可以修改工单内容
  • 4、有新的变更通知给用户

1、启用外部门户功能

进入《客服工单》应用的用户模块,点击右上角启用外部门户界面。

启用后的界面:

2、注册、登录的入口链接和二维码

启用后,即可看到外部门户的注册和登录的链接/二维码。

注册和登录是同一个入口,第一次登录即注册。

3、设计注册登录页面

先把注册登录页面做好看,再让用户注册使用。 依次进入 门户设置 > 自定义登录界面配置页面相关元素。

可以配置页面的 名称、LOGO、布局、背景图或背景色。

保存后,可以手机扫码或用浏览器测试。

手机端:

PC 浏览器:

[!TIP]左右结构只在PC Web端 有效,手机移动端始终是居中结构。

4、设置门户名称

一个应用可能只开放一部分工作表给外部用户使用,应用名称可能不再适合对外部用户显示。

例如,应用《工单管理》,其中开放一个用户反馈表给外部用户使用,外部用户登录进入应用后,不适合显示为“工单管理”,显示“我的反馈”更加贴切。

因此,可以单独设置门户名称,显示为应用名称。

内部成员看到的效果:

外部用户登录看到的效果:

5、设置登录的方式

外部用户登录有两种方式,用户登录时,至少保留一种:

  • 手机号+验证码

  • 微信授权后扫码登录

1)手机号+验证码

这是最基础的方式,用户通过链接或扫码打开登录页面后,输入手机号获取验证并注册登录。无需设置密码,每次登录通过验证码验证登录。

第一次登录即为注册。

2)微信扫码登录

如果组织后台绑定了微信服务号,用户通过微信扫码并授权后就可以直接登录应用了。同时支持PC端。

微信扫码授权、登录效果:

6、设置访问应用的身份类别

由于二维码和链接的传播性比较广,因此根据业务需要,对于访问应用的人可能需要一定的审核限制、确认身份的人才能访问应用。

支持三种身份:任何人、通过审核的人、定向邀请的人

  • 任何人: 指的是任何人获取到链接都可以登录注册后访问

  • 通过审核的用户: 开启审核机制,审核通过才可以访问应用。

    注册完成后会提醒用户需审核,审核完成后短信通知对方。

  • 仅定向邀请的用户: 向指定手机号发送邀请,可以逐个邀请,也可以导入批量邀请。

7、是否允许外部用户对记录讨论

  • 不允许讨论

    外部用户查看记录时,没有消息评论的入口的。

  • 允许讨论 - 可见全部讨论

    组织内人员和外部用户公用一个讨论,讨论的信息流放在一起。

    外部用户在PC浏览器看到的效果

  • 允许讨论 - 不可见内部讨论

    分为内部和外部两个讨论区,外部用户不可见内部讨论区。发在内部讨论区的讨论,外部用户看不到。

    内部用户看到的讨论区

    内部用户始终可以看到所有讨论。

    外部用户看到的讨论区

外部用户手机端界面效果

注意事项

  • 如果工作表的快捷开关中关闭了记录讨论,这里也不能讨论。

  • 第1次将可见全部讨论切换为不可见内容讨论,会将历史所有的讨论归放在内部讨论区,外部用户不可见,即使是自己发表的。

有新的讨论内容,如何通知外部用户

当有@或直接回复外部用户的内容时,因为外部用户没有APP,不能直接收到消息。需要通过微信、短信或邮件自动向对方发送通知消息,然后再进入应用交互。

1)如何开启新讨论通知

在基本设置 > 通知设置 下,开启 [有讨论消息时(被提到、被回复)通知外部用户]

通知的原理是通过工作流的能力来实现,开启后会有一个系统工作流等待配置,点击编辑工作流开始配置。

2)配置发送通知消息工作流

触发节点不用配置,只要有新的讨论有@外部用户,或回复的外部用户,就会触发流程。

然后根据需要的通知渠道,添加对应的通知节点

三个节点介绍:

3)配置完成后发布流程

配置完成后,点击发布,正式启用通知流程。

然后在此应用下打开一条记录的讨论,@一个外部用户进行测试。

8、启用用户协议和隐私条款

因各门户的具体业务不同收集的用户信息不同,请您务必根据公司实际业务重新上传符合规定的协议内容。

点击用户协议和隐私政策,可以编写相关内容。

用户在注册或登录时可以看到协议和条款。

9、新用户注册通知设置

  • 新用户注册、激活时是否通知管理员

    开启后,新注册的用户会以站内系统消息的方式通知到管理员。

  • 外部用户审核结果是否短信通知注册人

    审核通过或拒绝的结果是否以短信的方式通知注册的外部用户。

10、是否收集注册用户信息

如果用户注册时需要收集必要信息,例如真实姓名、邮箱、公司、职位等信息。那么在用户第一次注册登录后,会进一步要求其填写信息才能完成用户的注册。

进入“信息收集”菜单,进行配置:

  • 勾选【收集】,则在页面中显示此字段。

  • 第一个是姓名(文本),不能修改和删除,默认不收集,如果收集则必填。

    • 如果您的应用需要真实姓名,建议勾选收集姓名字段。
  • 如需收集更多信息,添加合适的字段即可,其他字段支持排序和删除。

  • 这些信息跟着应用走,不同的应用展示的内容可能是不同的。

注册登录后,需要用户进一步填写字段的效果:

11、短信消息设置

用户登录验证码、邀请用户注册、用户的审核结果(通过/拒绝)会以短信的方式通知对方。短信内容主要包括两部分: 短信签名和内容。

1)短信签名

短信签名在短信开头部分,算作标识或主题,每一条短信都会自动加上签名。

建议您修改为您的组织名称或应用名称或门户名称。

此签名的短信场景:

  • 外部用户注册、登录时的验证码短信
  • 邀请外部用户注册的短信
  • 外部用户审核结果(通过/拒绝)的通知短信

2)短信通知内容

对于邀请、审核通过、审核拒绝的短信通知,可以单独设置内容。

外部用户管理

12、外部用户的角色配置

外部人员的角色权限需要单独配置,和内部成员配置不在一个地方,但是角色权限的配置方法和应用角色相同,这里不再介绍。

和内部成员角色不同的是 :

  • 外部用户只能加入一个角色

  • 外部用户角色不能直接加人,而是给人选择角色。

默认角色

需要选择一个角默认角色,用户注册后默认分配为此角色。后续可以在用户列表中调整其角色。

13、邀请外部用户注册

如果外部用户不允许公开注册,则可以定向邀请或导入用户。

  • 单次邀请几个人,可以临时邀请少数人。

  • 邀请用户较多,则可以Excel导入。

[!TIP] 1.免费版和付费版都赠送100个外部用户,超出数量需要购买用户数。
2.邀请注册时仅支持邀请中国大陆手机号(+86),其他地区号码邀请时不发邀请短信,可请对方直接通过外部门户链接地址主动注册。

14、外部用户信息管理

1) 查看外部用户信息

可以通过多种维度对用户快速的定位查看:

  • 角色: 外部用户角色(非应用角色)
  • 状态: 只有三种,正常、停用、未激活
  • 字段搜索: 根据系统字段和自定义字段进行搜索
  • 字段筛选: 根据系统字段和自定义字段进行筛选
  • 列显示: 确定在用户列表中显示哪些字段,包括系统字段和注册信息收集字段。

2)编辑外部用户信息

在列表中,外部用户可以修改其角色、可用状态和自定义字段信息。

  • 可以调整用户的角色

  • 正常的用户可以修改为停用或注销

    注销就是删除账户,外部用户本人也可以主动注销。

  • 未激活的用户可以重新发送邀请

  • 自定义字段点击行记录打开弹窗才可编辑,系统字段(姓名、手机号、OpenId)不可编辑

15、微信OpenId

在用户列表,可以显示获取到用户绑定的微信OpenId,如果为空,表示此用户没有授权微信登录,只能通过手机号登录。

如果列表中没有OpenId列,可以通过列显示设置显示。

16、导出外部用户

方法1: 导出列表中显示的所有用户数据,不显示的列不会导出。

如果需要导出所有外部用户数据,角色请选择所有角色,状态选择所有状态,不要进行搜索和其他筛选。

方法2: 勾选目标用户后导出

17、批量停用或注销外部用户

对于外部用户的账户,可以进行启用、停用和注销(删除)几种操作。

  • 启用或停用账户

    对于单个账户的操作,可以直接切换为正常状态或停用状态

    批量操作时,选择停用或启用

  • 注销/删除账户

    注销即删除账户。勾选相关用户后,点击注销后,对方就不能在访问此应用。但可以用户注册并进行审核。注销外部用户账户只能通过批量操作的方式。

    外部用户本人也可以主动注销。

  • 更改角色

    选择目标用户后,可以进行批量更改角色操作。 如果是调整单个用户角色,可以直接行内操作。

18、用户审核和免审名单

如果可访问应用身份是审核过的用户,则新用户注册后需要让管理员审核。

也可以提前设置好免审名单,用户注册后自动通过审核。

审核操作

支持单个审核和批量审核,只有通过和拒绝两种操作。

如何设置免审人员名单

提前编写好免审人员名单后,当用户首次注册后,会去查询这个免审名单,如果匹配上则自动审核通过。

如果不需要免审功能,点击关闭即可。

免审名单主要有以下几步配置

  • 免审名单的数据来源

  • 和数据源建议映射字段

  • 免审名单的更新维护

1)名单数据来源

免审名单数据来源有两种:导入Excel从工作表获取

  • Excel表格的数据规范:

    Excel表格第一行必须是字段名称,如下图。

  • 从工作表获取数据名单

    可以从本应用选择工作表,也可以从其他应用中选择工作表。

2)映射字段

注册用户的信息,必须和所有映射字段的信息都完全一致,才可以免审。

  • 如果收集信息配置中勾选了其他字段,这里也会显示并建立映射。例如下面截图中的姓名和邮箱。

  • 如果没有收集其他信息,只能映射手机号字段。

2)更新维护免审名单

  • 来源为Excel的数据

    • 可以重新上传名单表格(更新)

    • 也可以删除已导入名单数据(删除)

  • 来源为工作表的数据

    名单的更新和删除直接在对应工作表中操作即可。

19、统计

目前支持统计 用户注册量和访问量,还可以查看用户登录日志。

  • 用户注册量

  • 用户访问量

  • 用户登录日志

20、如何通过公众号向外部用户发消息

如果记录的数据变更后需要通知外部用户,除了发送短信和邮件,还可以通过微信服务号向对方方式微信消息。

效果:

[!TIP]用户需关注您绑定的微信服务号才可以收到消息通知。

点此查看流程配置

外部用户的操作

21、个人信息设置

点击头像可以修改姓名、修改绑定的手机号、头像、其他字段信息或注销账号。

  • PC浏览器操作

  • 手机端操作

    手机端不支持上传头像。

22、界面显示

外部用户登录后,其实是只进入了当前应用(客服工单),根据自己的角色权限,可以查看不同视图,操作不同记录数据。

[!TIP]不支持使用协作套件、通讯录、在线聊天等功能。


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