外部门户


概述

企业运营过程中,有些业务环节除了内部员工间的协作,常常需要和外部用户进行上下游协作。比如:

  • 供应商、招投标管理

  • 客户工单管理

  • 展会报名人员管理

  • 会员信息管理

  • 厂区和送货司机管理

这些管理和协作的外部用户,往往只是单一的场景需要他们参与,而且参与人数众多或临时参与。如果约束对方注册明道云,下载APP进行协作,推行过程中会很大的困扰。

针对这种业务场景,我们推出了应用的外部门户功能,外部门户支持用户快速注册登录,只可操作当前应用,其他功能模块都不可见,极大的方便了外部用户的管理和使用。

外部门户的特点:

  • 1、注册登录简单快速

    用户通过手机验证码快速登录,手机端微信扫码可授权后直接登录。

  • 2、界面简洁

    只可见当前应用,其他模块不可见,例如协作、消息、通讯录统统隐藏,界面简单不容易操作错误。

  • 3、价格低廉

    1个外部用户,1年最低5毛钱。

外部门户的配置和使用

示范场景

外部门户的可配置模块主要包括用户注册和登录方式、用户注册登录界面设置、用户邀请、审核与管理、角色权限、统计。

我们通过《客服工单》应用来演示外部门户的使用。需要实现的功能:

  • 1、用户快速注册登录
  • 2、可以提交工单
  • 3、可以修改工单内容
  • 4、有新的变更通知给用户

1、启用外部门户功能

进入《客服工单》应用的用户模块,点击右上角启用外部门户界面。

启用后的界面:

2、注册、登录链接和二维码

启用后,即可看到外部门户的访问链接和二维码。后面如果有更多设置调整,可以在这里测试效果。

3、设计注册登录页面

先把注册登录页面做好看,再让用户注册使用。 依次进入 门户设置 > 自定义登录界面配置页面相关元素。

可以配置页面的 名称、LOGO、布局、背景图或背景色。

保存后,可以手机扫码或用浏览器测试。

手机端:

PC 浏览器:

[!TIP]左右结构只在PC Web端 有效,手机移动端始终是居中结构。

4、设置登录的方式

外部用户登录有两种方式:

  • 手机号+验证码

  • 微信授权后扫码登录

1)手机号+验证码

这是最基础的方式(不支持取消),用户通过链接或扫码打开登录页面后,输入手机号获取验证并注册登录。无需设置密码,每次登录通过验证码验证登录。

第一次登录即为注册。

2)微信扫码登录

如果组织后台绑定了微信服务号,用户通过微信扫码并授权后就可以直接登录应用了。

微信扫码授权、登录效果:

5、设置访问应用的身份类别

由于二维码和链接的传播性比较广,因此根据业务需要,对于访问应用的人可能需要一定的审核限制、确认身份的人才能访问应用。

支持三种身份:任何人、通过审核的人、定向邀请的人

  • 任何人: 指的是任何人获取到链接都可以登录注册后访问

  • 通过审核的用户: 开启审核机制,审核通过才可以访问应用。

    注册完成后会提醒用户需审核,审核完成后短信通知对方。

  • 仅定向邀请的用户: 向指定手机号发送邀请,可以逐个邀请,也可以导入批量邀请。

6、新用户注册是否通知管理员

开启后,新注册的用户会会以系统消息的方式通知到管理员。

6、是否收集注册用户信息

如果用户注册时需要收集必要信息,例如真实姓名、邮箱、公司、职位等信息。那么在用户第一次注册登录后,会进一步要求其填写信息才能完成用户的注册。

进入“信息收集”菜单,进行配置:

  • 勾选【收集】,则在页面中显示此字段。

  • 第一个是姓名(文本),不能修改和删除,默认不收集,如果收集则必填。

    • 如果您的应用需要真实姓名,建议勾选收集姓名字段。
  • 如需收集更多信息,添加合适的字段即可,其他字段支持排序和删除。

  • 这些信息跟着应用走,不同的应用展示的内容可能是不同的。

注册登录后,需要用户进一步填写字段的效果:

7、短信签名设置

用户在收到邀请短信、登录验证码、审核通知短信时,内容前面会有一个标签。默认显示明道云。 建议您修改为自己的组织名称。

如下图:

外部用户管理

8、用户管理

1)邀请用户

如果外部用户不允许公开注册,则可以定向邀请或导入用户。

  • 单次邀请几个人,可以临时邀请少数人。

  • 邀请用户较多,则可以Excel导入。

[!TIP]免费版和付费版都赠送100个外部用户,超出数量需要购买用户数。

2)搜索和筛选外部用户

可以通过多种维度对用户快速的定位查看:

  • 角色: 外部用户角色,非应用角色
  • 状态: 只有三种,正常、停用、未激活
  • 字段搜索: 根据系统字段和自定义字段进行搜索
  • 字段筛选: 根据系统字段和自定义字段进行筛选
  • 列显示: 确定自定义收集字段是否在列表中显示,系统字段始终显示。

3)导出外部用户

  • 如果进行了筛选和搜索,则导出筛选后的数据。
  • 如果需要导出所有用户数据,角色请选择所有角色,状态选择所有状态,不要进行搜索和其他筛选。

4)编辑外部用户信息

外部用户可以修改其角色、可用状态和自定义字段信息。

  • 可以调整用户的角色

  • 正常的用户可以修改为停用

  • 未激活的用户可以重新发送邀请

  • 自定义字段点击行记录才打开弹窗才编辑。

  • 系统字段(姓名、手机号)不可编辑

9、用户审核和免审

如果可访问应用身份是审核过的用户,则新用户注册后需要让管理员审核。支持单个审核和批量审核

如何设置免审人员

如果有些用户可以免审,则上传免审名单即可。当用户首次注册后,会去查询这个免审名单,如果匹配上则自动审核通过。

  • 如果没有收集其他信息,这里是需会显示手机号字段
  • 如果收集信息配置中勾选了其他字段,这里也会显示并建立映射。 例如截图中的姓名和邮箱。

Excel表格规范: Excel表格第一行必须是字段名称,如下图。

取消、更新和下载免审人员名单

10、角色配置

和应用成员角色不同,外部人员的角色需要单独配置。但是角色权限的配置方法和应用角色相同,这里不再介绍。

默认角色

需要选择一个角默认角色,用户注册后默认分配为此角色。后续可以在用户列表中调整其角色。

11、统计

目前支持统计 用户注册量和访问量,还可以查看用户登录日志。

  • 用户注册量

  • 用户访问量

  • 用户登录日志

12、外部用户的操作

外部用户登录后,其实是只进入了当前应用(客服工单),根据自己的角色权限,可以查看不同视图,操作不同记录数据。

[!TIP]不支持使用协作套件、通讯录、在线聊天和记录评论的功能。

13、如何通过公众号向外部用户发消息

如果记录的数据变更后需要通知外部用户,除了发送短信和邮件,还可以通过微信服务号向对方方式微信消息。

效果:

[!TIP]用户需关注您绑定的微信服务号才可以收到消息通知。

点此查看流程配置

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